Aké sú možnosti autorizácie dokumentov
22.8.2024
Autorizácia je pojem, ktorý sa používa v prípade elektronickej komunikácie OVM (orgánov verejnej moci) a ktorá sa štandardne realizuje prostredníctvom ÚPVS (Ústredného portálu verejnej správy).
Súčasťou elektronickej komunikácie, nielen na úrovni OVM, sú dokumenty, ktorých právnu a oprávnenú platnosť je potrebné osvedčiť, podpísať – autorizovať.
Pre účely autorizácie dokumentov OVM alebo právnickej osoby môžeme použiť:
- Kvalifikovaný elektronický podpis vyhotovený s použitím mandátneho certifikátu.
- Kvalifikovanú elektronickú pečať s kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou.
Poďme si priblížiť aké sú ich výhody, nevýhody a použitie.
V prípade autorizácie kvalifikovaným elektronickým podpisom, alebo mandátnym certifikátom, je vždy možné zistiť, kto je podpisujúcou osobou. Týmto spôsobom je v IS možné autorizovať iba konkrétny registratúrny záznam na jeho detaile.
V prípade autorizácie kvalifikovanou elektronickou pečaťou je k dispozícii iba informácia o autorizácii spoločnosťou (názov spoločnosti). Týmto spôsobom môžeme tiež autorizovať konkrétny registratúrny záznam na jeho detaile (ako v prípadne kvalifikovaného elektronického podpisu) alebo prostredníctvom hromadných akcií označením viacerých registratúrnych záznamov autorizovať naraz.
Sú obe autorizácie rovnocenné, alebo pre každý spôsob platia iné podmienky? A ako to funguje v IS ActiveRegistratúra?
Podmienky autorizácie samostatne pre kvalifikovaný elektronický podpis a samostatne pre kvalifikovanú elektronickú pečať stanovuje zákon 305/2015 o e-Governmente.
- Ak sa vyžaduje autorizácia konkrétnou osobou, alebo osobou v konkrétnom postavení, OVM je povinný použiť na autorizáciu kvalifikovaný elektronický podpis vyhotovený s použitím mandátneho certifikátu.
- Ak sa vyžaduje iba povinnosť autorizácie bez označenia konkrétnej osoby, alebo osoby v konkrétnom postavení, alebo autorizujúcu osobu označuje iba všeobecne ako oprávnenú osobu, môže OVM použiť aj kvalifikovanú elektronickú pečať s kvalifikovanou elektronickou pečiatkou.
- Ak OVM vydáva elektronický úradný dokument určený pre použitie do zahraničia, OVM na autorizáciu použije kvalifikovaný elektronický podpis vyhotovený s použitím mandátneho certifikátu, ku ktorému sa pripojí kvalifikovaná elektronická pečať a kvalifikovaná elektronická časová pečiatka.
V IS ActiveRegistratúra sú samozrejme k dispozícii a podporuje obe možnosti autorizácie a závisí od rozhodnutia manažmentu spoločnosti, ktorú formu autorizácie si zvolí. Autorizácia sa následne realizuje na samotnom registratúrnom zázname bez príloh, na zázname spolu s prílohami alebo je možné autorizovať iba prílohy.
Pri vytváraní registratúrnych záznamov s kópiami, ktoré je potrebné autorizovať stačí autorizovať prvý záznam, pričom po následnom vytvorení kópií budú tieto automaticky autorizované. V prípade dodatočne vytvorených kópií sa tieto autorizujú ako prvotný záznam samostatne.
Zvyšujúca sa miera elektronizácie administratívy prináša potrebu obozretnosti pri riadení jednotlivých procesov a autorizácia elektronických podaní v závislosti od typu podania je jedným z tých procesov, pri ktorom OVM musí zvoliť správnu formu, ktorá bude spoľahlivo identifikovať osobu, resp. spoločnosť, ktorá autorizáciu vykonala. Nesmieme zabúdať, že ide o právny úkon v kontexte súdneho alebo právneho konania.