Zoznam úkonov a prípravu podkladov pre zavedenie systému s vami podrobne odkominukuje dodávateľ a systém nastaví v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

Zo strany zákazníka je potrebné dodať podklady v podobe aktuálne schváleného registratúrneho plánu, organizačnú štruktúru, zoznam používateľov, ktorí budú pracovať so systémom a prípadný zoznam registratúrnych záznamov, spisov a kontaktov adresára, ktoré zákazník požaduje do systému naimportovať.

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné vybaviť pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme mandátneho certifikátu, alebo elektronickej pečate. Tieto nástroje si viete vybaviť bezplatne žiadosťou na NASES linka https://www.nases.gov.sk/doveryhodne-sluzby/poskytovanie-kds-pre-ovm/index.html

Zároveň je potrebné mať nainštalovaný príslušný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na linke web stránky Slovensko.sk https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie

Systém ActiveRegistratúra je nastavený tak, aby automaticky pravidelne sťahoval všetky prijaté podania z edesk schránky pôvodcu registratúry. Stiahnuté podania používatelia spracúvajú priamo v systéme bez potreby prihlasovania sa na portál slovensko.sk s použitím občianskeho preukazu.

V prípade záujmu, je možné prednastaviť pravidlá pre automatické priraďovanie prijatých podaní vybranému používateľovi, ktorí bude ich spracovateľom a zároveň preddefinovať zaradenie do vybraného spisu a určenie stavu spracovania.

Systém ActiveRegistratúra je webová aplikácia, nie je viazaný na jedno zariadenie. Používateľ sa môže pripojiť cez počítač, tablet alebo mobilné zariadenie. Do systému sa používateľ pripojí zadaním internetového odkazu do internetového prehliadača (odporúčané sú prehliadače Choogle Chrome alebo Microsoft Edge). Používateľ tak má možnosť v systéme pracovať aj z domu.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégia. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS.

Áno, každý záznam v sebe obsahuje informáciu aj o zaslanom elektronickom podaní, spolu s prislúchajúcimi technickými správami, ktoré patria k danému podaniu. Všetky technické správy sú súčasťou jedného registratúrneho záznamu.

Áno, v systéme je možné vytvárať spisy typu elektronické, neelektronické a kombinované.

V systéme je možné evidovať interné registratúrne záznamy, kde odosielateľ a prijímateľ sú zamestnancami pôvodcu registratúry. Vytváranie interných registratúrnych záznamov slúži na možnú evidenciu internej komunikácie medzi používateľmi, ktorej evidencia vyplýva v registratúrneho poriadku.

Registratúrny záznam je možné odoslať neobmedzenému počtu príjemcov. Používateľ môže zvoliť pre každého príjemcu iný spôsob doručenia, pričom môže kombinovať elektronickú a listinnú formu.

Po autorizácií systém ponúkne tlačidlo, ktorým používateľ generuje Doložku o autorizácii, pričom je ju možné vytlačiť samostatne, alebo spolu s úradným dokumentom. Následne je pripravená na zaslanie poštovou zásielkou.

Systém umožňuje na základe pravidiel aktuálne platnej legislatívy generovanie doložky o právoplatnosti po uplynutí lehoty 15 kalendárnych dní od dátumu ukončenia doručovania autorizovaného registratúrneho záznamu a generovania doložky o vykonateľnosti po uplynutí lehoty 16 kalendárnych dní od dátumu ukončenia doručovania autorizovaného registratúrneho záznamu.

Akcia pre generovanie doložiek sa v systéme automaticky zobrazí ako dostupná po uplynutí uvedených lehôt.

Registratúrny plán spravuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry. Má právnenie registratúrny plán editovať. Do systému je importovaný vždy aktuálny schválený registratúrny plán pôvodcu registratúry.

Pôvodca registratúry je o zmene registratúrneho plánu je povinný upovedomiť dodávateľa systému, aby bol do systému importovaný aktuálne platný registratúrny plán.

Spisy, ktoré nie sú v stave Uzavreté a je potrebné ich presunúť do nového registratúrneho roka, je možné presunúť. Presun realizuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry. V rámci ročnej uzávierky na začiatku nového kalendárneho roka uzatvorí rok a presunie potrebný zoznam registratúrnych spisov do nového roka, pričom sa čísla registratúrnych spisov zmenia.

Pri evidovaní registratúrneho záznamu je zároveň možné priložiť dokument prostredníctvom jeho výberu z plochuy počítača alebo priamym naskenovaním do systému zo skenovanej aplikácie ActiveSken. Pre viac informácií o aplikácii ActiveSken prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Požadovanú formu číslovania registratúrnych spisov a záznamov uvedie pôvodca registratúry v úvodnej dokumentácií k podkladom pri nastavovaní systému dodávateľom. Uvedie, čo má číslo obsahovať (napr. skratka pôvodcu registratúry, rok).

V systéme sa čísla registratúrnych spisov a záznamov následne generujú automaticky vždy pri vytvorení nového spisu alebo záznamu, pričom je vždy doržiavaný číselný rad a nemôže dôjsť k vytvoreniu duplicitného čísla registratúrneho záznamu alebo spisu.

V prípade, že používateľ odchádza, je ideálne, aby svoju agendu vo veľkej miere vybavil (vybavenie registratúrnych záznamov v riešení, vloženie všetkých záznamov do príslušných spisov) a na základe internej dohody presunul použitím akcie zmeny spracovateľa na kolegu, ktorý bol poverený na prevzatie agendy odchádzajúceho používateľa.

Ak používateľ nemá možnosť vybaviť svoju agendu, presun registratúrnych spisov a záznamov na iného spracovateľa uskutoční správca registratúry.

Používateľ može byť zaradený vo viacerých organizačných útvaroch, čo mu umožní vidieť a vytvárať záznami vytvorené pod všetkými organizačnými útvarmi, kde bol priradený.

Viditeľnosť registratúrnych záznamov a spisov je viazaná na používateľskú rolu.

Správca registratúry vidí registratúrne záznamy a spisy celej organizácie/pôvodcu registratúry.
Vedúci pracovník vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na organizačných útvaroch, ktorých je vedúcim.
Spracovateľ spisov a zánamov vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na rovnakom organizačnom útvare.
Pracovník podateľne nemá dostupný modul Denník spisov a záznamov, takže spisy a záznamy spracovateľov nevidí.

Doručenka k registratúrnemu záznamu doručovanému elektronickou formou sa zobrauje na detaile registratúrneho záznamu na záložke Dokumenty v sekcii Zoznam technických a notifikačných správ, pričom je možné ju stiahnúť alebo zobraziť v PDF formáte a následne vytlačiť.

V prípade obce s možnosťou použitia Centrálneho úradného doručovania CÚD, je aktivácia a nastavenie tejto možnosti spôsobu doručovania v systéme ActiveRegistratúra dostupná, pričom je zahrnutá v cene produktu.

Systém ponúka možnosť nastavenia takzvaných pravidiel spracovania, pričom zákazník nadefinuje na základe akého údaju (odosielateľ, vec, druh alebo typ dokumentu) sa budú vybrané prijaté listinné i elektonické registratúrne záznamy automaticky priraďovať vybranému spracovateľovi a vkladať do vybraného registratúrneho spisu.

Pre viac informácii k možnostiam nastavenia pravidiel kontaktujte dodávateľa systému, ktorý pravidlá na základe dohody nastaví. K pravidlám má následne prístup používateľ s rolou administrátor.

Systém ponúka možnosť nastavenia predvoleného spracovateľa a vybraný registratúrny spis pre všetky prijaté elektronické registratúrne záznamy. Pracovník podateľne je tak oslobodený od procesu určovania spracovateľa týchto druhov záznamov.

Uvedené nastavenia má možnosť v systéme realizovať svojpomocne správca registratúry v module Správa registratúry - Nastavenia registratúry - Nastavenia reg. záznamov.

Registratúrne spisy je na konci kalendárneho roka potrebné vybaviť a uzavrieť. Informáciu o potrebe uzatvorenia spisov na konci roka avizuje spracovateľom príslušný správca registratúry.

V prípade spisov, ktoré je potrebné ponechať v riešení aj v nasledujúcom roku, správca registratúry pri vykonaní ročnej uzávierky tieto spisy presunie o nového roku. Presunuté spisy budú automaticky prečíslované, pričom pôvodné číslo spisu z predošlého roka ostáva uvedené na detaile spisu.

Nový rok je potrebné v systéme vytvoriť manuálne. Vytvorí ho správca registratúry na prelome rokov. Po prihlásení sa do systému sa používateľovi vždy automaticky zobrazuje aktuálny rok, pričom v prípade potreby vie zvolením minulého roka prezerať registratúrne záznamy a spisy spätne za predošlé roky.

Systém obsahuje modul s názvom Úradná tabuľa, ktorý je integrovaný na Centrálnu úradnú elektronickú tabuľu (CUET).

K modulu má prístup používateľ s pridelenou používateľskou rolou Správca úradnej tabule, ktorý prostredníctvom modulu Úradná tabuľa v systéme pohodlne publikuje záznamy, ktoré sa zobrazia priamo na Centrálnu úradnú elektronickú tabuľu (CUET).

Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Ak zákazník požaduje v systéme aj spätnú evidenciu registratúrnych spisov a záznamov za minulé roky, je možné vykonať hromadný import do systému.

Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Používateľ tak má po prihlásení sa do systému možnosť výberu ročníka a následného prezerania importovaných údajov.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť zastupovanie za samého seba. Zastupovane je možné naplánovať dopredu, rovnako je možné poveriť zastupovaním viacero používateľov.

Bežný používateľ má možnosť ako zastupujúceho vybrať kolegu z rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je sám zaradený.

Zastupovanie za iných používateľov v systéme môže nastavovať vedúci pracovník (môže nastaviť zastupovanie podriadeným v rámci svojho oddelenia, ktoré vedie), a správca registratúry (môže nastaviť zastupovanie používateľom v rámci celej organizácie).

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť (aktivovať alebo deaktivovať) emailové notifikácie. K dispozicí má zoznam možných notifikácií.

Emailová notifikáca bude doručená na email, ktorý používateľ uviedol ako svoj pracovný email v prípravných podkladoch pri nastavovaní systému.

Doručená emailová notifikácia obsahuje odkaz, ktorého použítím používateľ automaticky zobrazí uvedenú aktivitu, ktorú notifikácia oznamuje (napríklad priradenie spracovateľ prijatého registratúneho záznamu z podateľne).

Registratúrne spisy a záznamy v ich detailnom zobrazení obsahujú záložku História.

Systém tu zaznamenáva každú akciu, ktorá nad registratúrnym spisom a záznamov bola od jeho vzniku realizovaná, i to, kto ju vykonal. Systém zároveň rozlišuje, či išlo akciu, ktorá bola vykonaná osobou v zastupení, alebo samotným vlastníkom.

V prípade, že pracovník podateľne určí nesprávneho spracovateľa, môže tento spracovateľ zmeniť/určiť korektného spracovateľa a záznam mu v systéme priradiť.

Spracovateľ registratúrneho záznamu môže svoje záznamy kedykoľvek preradiť na iných spracovateľov, v rámci rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je zaradený.

Prijatý registratúrny záznam je v prvom rade potrebné založiť do spisu a zmeniť stav prijatého reg. záznamu na Vybavený.

Používateľ môže pri spracúvaní takéhoto záznamu doplniť na jeho detaile v sekcií Pokyny na vybavenie informáciu o forme vybavenia záznamu - zobratý na vedomie.

Nad zoznamom spisov aj záznamov je možné vykonať export v troch variantoch.

Systém umožňuje uzatvorenie viacerých spisov naraz ich označením v zozname spisov a použitím akcie. Najprv je potrebné spisy vybaviť a následne uzatvoriť. Obe akcie je možné vykonať hromadne nad označenými registratúrnymi spismi.

Registratúrne spisy, ktoré používateľ uzatvorí, a zatiaľ neboli prevedené ročnou uzávierkou na konci registratúrneho roka, je možné obnoviť na riešenie použitím akcie na detaile daného registratúrneho spisu.

Používateľ registratúrny spis vráti do stavu V riešení, kedy je možné do neho vkladať ďalšie registratúrne záznamy.

Ak používate emailovú komunikáciu Microsoft Outlook, je možné prostredníctvom inštalácie pluginu importovať emaily priamo z emailovej schránky do systému. Email je použitím jediného tlačidla automaticky vytvorený ako nový prijatý registratúrny záznam v systéme. V prípade, že email obsahuje prílohy, sú naimportované, ako prílohy medzi dokumenty registratúrneho záznamu.

Pri evidencií emailu systém automaticky vyplní všetky všetky údaje prijatého záznamu na základe Outlooku, pričom používateľ už len manuálne doplní údaje o odosielateľovi záznamu.

Možnosť využitia importu emailov z Outlooku je potrebné kounikovať s dodávateľom, ktorý následne plugin poskytne.

Zoznam úkonov a prípravu podkladov pre zavedenie systému s vami podrobne odkominukuje dodávateľ a systém nastaví v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

Zo strany zákazníka je potrebné dodať podklady v podobe aktuálne schváleného registratúrneho plánu, organizačnú štruktúru, zoznam používateľov, ktorí budú pracovať so systémom a prípadný zoznam registratúrnych záznamov, spisov a kontaktov adresára, ktoré zákazník požaduje do systému naimportovať.

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné vybaviť pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme mandátneho certifikátu, alebo elektronickej pečate. Tieto nástroje si viete vybaviť bezplatne žiadosťou na NASES linka https://www.nases.gov.sk/doveryhodne-sluzby/poskytovanie-kds-pre-ovm/index.html

Zároveň je potrebné mať nainštalovaný príslušný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na linke web stránky Slovensko.sk https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie

Systém ActiveRegistratúra je nastavený tak, aby automaticky pravidelne sťahoval všetky prijaté podania z edesk schránky pôvodcu registratúry. Stiahnuté podania používatelia spracúvajú priamo v systéme bez potreby prihlasovania sa na portál slovensko.sk s použitím občianskeho preukazu.

V prípade záujmu, je možné prednastaviť pravidlá pre automatické priraďovanie prijatých podaní vybranému používateľovi, ktorí bude ich spracovateľom a zároveň preddefinovať zaradenie do vybraného spisu a určenie stavu spracovania.

Systém ActiveRegistratúra je webová aplikácia, nie je viazaný na jedno zariadenie. Používateľ sa môže pripojiť cez počítač, tablet alebo mobilné zariadenie. Do systému sa používateľ pripojí zadaním internetového odkazu do internetového prehliadača (odporúčané sú prehliadače Choogle Chrome alebo Microsoft Edge). Používateľ tak má možnosť v systéme pracovať aj z domu.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégia. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS.

Áno, každý záznam v sebe obsahuje informáciu aj o zaslanom elektronickom podaní, spolu s prislúchajúcimi technickými správami, ktoré patria k danému podaniu. Všetky technické správy sú súčasťou jedného registratúrneho záznamu.

Áno, v systéme je možné vytvárať spisy typu elektronické, neelektronické a kombinované.

V systéme je možné evidovať interné registratúrne záznamy, kde odosielateľ a prijímateľ sú zamestnancami pôvodcu registratúry. Vytváranie interných registratúrnych záznamov slúži na možnú evidenciu internej komunikácie medzi používateľmi, ktorej evidencia vyplýva v registratúrneho poriadku.

Registratúrny záznam je možné odoslať neobmedzenému počtu príjemcov. Používateľ môže zvoliť pre každého príjemcu iný spôsob doručenia, pričom môže kombinovať elektronickú a listinnú formu.

Po autorizácií systém ponúkne tlačidlo, ktorým používateľ generuje Doložku o autorizácii, pričom je ju možné vytlačiť samostatne, alebo spolu s úradným dokumentom. Následne je pripravená na zaslanie poštovou zásielkou.

Systém umožňuje na základe pravidiel aktuálne platnej legislatívy generovanie doložky o právoplatnosti po uplynutí lehoty 15 kalendárnych dní od dátumu ukončenia doručovania autorizovaného registratúrneho záznamu a generovania doložky o vykonateľnosti po uplynutí lehoty 16 kalendárnych dní od dátumu ukončenia doručovania autorizovaného registratúrneho záznamu.

Akcia pre generovanie doložiek sa v systéme automaticky zobrazí ako dostupná po uplynutí uvedených lehôt.

Registratúrny plán spravuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry. Má právnenie registratúrny plán editovať. Do systému je importovaný vždy aktuálny schválený registratúrny plán pôvodcu registratúry.

Pôvodca registratúry je o zmene registratúrneho plánu je povinný upovedomiť dodávateľa systému, aby bol do systému importovaný aktuálne platný registratúrny plán.

Spisy, ktoré nie sú v stave Uzavreté a je potrebné ich presunúť do nového registratúrneho roka, je možné presunúť. Presun realizuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry. V rámci ročnej uzávierky na začiatku nového kalendárneho roka uzatvorí rok a presunie potrebný zoznam registratúrnych spisov do nového roka, pričom sa čísla registratúrnych spisov zmenia.

Pri evidovaní registratúrneho záznamu je zároveň možné priložiť dokument prostredníctvom jeho výberu z plochuy počítača alebo priamym naskenovaním do systému zo skenovanej aplikácie ActiveSken. Pre viac informácií o aplikácii ActiveSken prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Požadovanú formu číslovania registratúrnych spisov a záznamov uvedie pôvodca registratúry v úvodnej dokumentácií k podkladom pri nastavovaní systému dodávateľom. Uvedie, čo má číslo obsahovať (napr. skratka pôvodcu registratúry, rok).

V systéme sa čísla registratúrnych spisov a záznamov následne generujú automaticky vždy pri vytvorení nového spisu alebo záznamu, pričom je vždy doržiavaný číselný rad a nemôže dôjsť k vytvoreniu duplicitného čísla registratúrneho záznamu alebo spisu.

V prípade, že používateľ odchádza, je ideálne, aby svoju agendu vo veľkej miere vybavil (vybavenie registratúrnych záznamov v riešení, vloženie všetkých záznamov do príslušných spisov) a na základe internej dohody presunul použitím akcie zmeny spracovateľa na kolegu, ktorý bol poverený na prevzatie agendy odchádzajúceho používateľa.

Ak používateľ nemá možnosť vybaviť svoju agendu, presun registratúrnych spisov a záznamov na iného spracovateľa uskutoční správca registratúry.

Používateľ može byť zaradený vo viacerých organizačných útvaroch, čo mu umožní vidieť a vytvárať záznami vytvorené pod všetkými organizačnými útvarmi, kde bol priradený.

Viditeľnosť registratúrnych záznamov a spisov je viazaná na používateľskú rolu.

Správca registratúry vidí registratúrne záznamy a spisy celej organizácie/pôvodcu registratúry.
Vedúci pracovník vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na organizačných útvaroch, ktorých je vedúcim.
Spracovateľ spisov a zánamov vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na rovnakom organizačnom útvare.
Pracovník podateľne nemá dostupný modul Denník spisov a záznamov, takže spisy a záznamy spracovateľov nevidí.

Doručenka k registratúrnemu záznamu doručovanému elektronickou formou sa zobrauje na detaile registratúrneho záznamu na záložke Dokumenty v sekcii Zoznam technických a notifikačných správ, pričom je možné ju stiahnúť alebo zobraziť v PDF formáte a následne vytlačiť.

V prípade obce s možnosťou použitia Centrálneho úradného doručovania CÚD, je aktivácia a nastavenie tejto možnosti spôsobu doručovania v systéme ActiveRegistratúra dostupná, pričom je zahrnutá v cene produktu.

Systém ponúka možnosť nastavenia takzvaných pravidiel spracovania, pričom zákazník nadefinuje na základe akého údaju (odosielateľ, vec, druh alebo typ dokumentu) sa budú vybrané prijaté listinné i elektonické registratúrne záznamy automaticky priraďovať vybranému spracovateľovi a vkladať do vybraného registratúrneho spisu

Pre viac informácii k možnostiam nastavenia pravidiel kontaktujte dodávateľa systému, ktorý pravidlá na základe dohody nastaví. K pravidlám má následne prístup používateľ s rolou administrátor.

Systém ponúka možnosť nastavenia predvoleného spracovateľa a vybraný registratúrny spis pre všetky prijaté elektronické registratúrne záznamy. Pracovník podateľne je tak oslobodený od procesu určovania spracovateľa týchto druhov záznamov.

Uvedené nastavenia má možnosť v systéme realizovať svojpomocne správca registratúry v module Správa registratúry - Nastavenia registratúry - Nastavenia reg. záznamov.

Registratúrne spisy je na konci kalendárneho roka potrebné vybaviť a uzavrieť. Informáciu o potrebe uzatvorenia spisov na konci roka avizuje spracovateľom príslušný správca registratúry.

V prípade spisov, ktoré je potrebné ponechať v riešení aj v nasledujúcom roku, správca registratúry pri vykonaní ročnej uzávierky tieto spisy presunie o nového roku. Presunuté spisy budú automaticky prečíslované, pričom pôvodné číslo spisu z predošlého roka ostáva uvedené na detaile spisu.

Nový rok je potrebné v systéme vytvoriť manuálne. Vytvorí ho správca registratúry na prelome rokov. Po prihlásení sa do systému sa používateľovi vždy automaticky zobrazuje aktuálny rok, pričom v prípade potreby vie zvolením minulého roka prezerať registratúrne záznamy a spisy spätne za predošlé roky.

Ak zákazník požaduje v systéme aj spätnú evidenciu registratúrnych spisov a záznamov za minulé roky, je možné vykonať hromadný import do systému.

Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Používateľ tak má po prihlásení sa do systému možnosť výberu ročníka a následného prezerania importovaných údajov.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť zastupovanie za samého seba. Zastupovane je možné naplánovať dopredu, rovnako je možné poveriť zastupovaním viacero používateľov.

Bežný používateľ má možnosť ako zastupujúceho vybrať kolegu z rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je sám zaradený.

Zastupovanie za iných používateľov v systéme môže nastavovať vedúci pracovník (môže nastaviť zastupovanie podriadeným v rámci svojho oddelenia, ktoré vedie), a správca registratúry (môže nastaviť zastupovanie používateľom v rámci celej organizácie).

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť (aktivovať alebo deaktivovať) emailové notifikácie. K dispozicí má zoznam možných notifikácií.

Emailová notifikáca bude doručená na email, ktorý používateľ uviedol ako svoj pracovný email v prípravných podkladoch pri nastavovaní systému.

Doručená emailová notifikácia obsahuje odkaz, ktorého použítím používateľ automaticky zobrazí uvedenú aktivitu, ktorú notifikácia oznamuje (napríklad priradenie spracovateľ prijatého registratúneho záznamu z podateľne).

Registratúrne spisy a záznamy v ich detailnom zobrazení obsahujú záložku História.

Systém tu zaznamenáva každú akciu, ktorá nad registratúrnym spisom a záznamov bola od jeho vzniku realizovaná, i to, kto ju vykonal. Systém zároveň rozlišuje, či išlo akciu, ktorá bola vykonaná osobou v zastupení, alebo samotným vlastníkom.

V prípade, že pracovník podateľne určí nesprávneho spracovateľa, môže tento spracovateľ zmeniť/určiť korektného spracovateľa a záznam mu v systéme priradiť.

Spracovateľ registratúrneho záznamu môže svoje záznamy kedykoľvek preradiť na iných spracovateľov, v rámci rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je zaradený.

Prijatý registratúrny záznam je v prvom rade potrebné založiť do spisu a zmeniť stav prijatého reg. záznamu na Vybavený.

Používateľ môže pri spracúvaní takéhoto záznamu doplniť na jeho detaile v sekcií Pokyny na vybavenie informáciu o forme vybavenia záznamu - zobratý na vedomie.

Nad zoznamom spisov aj záznamov je možné vykonať export v troch variantoch.

V prípade väčších organizácií je v rámci organizačnej jednotky je na preberanie došlej pošty priradený vždy jeden preberateľ, ktorý v prípade je poverený na základe internej dohody preberaním prijatej pošty. Preberateľ v systéme a potom aj fyzicky odovzdá prijaté záznamy ich spracovateľom."

Systém umožňuje uzatvorenie viacerých spisov naraz ich označením v zozname spisov a použitím akcie. Najprv je potrebné spisy vybaviť a následne uzatvoriť. Obe akcie je možné vykonať hromadne nad označenými registratúrnymi spismi.

Registratúrne spisy, ktoré používateľ uzatvorí, a zatiaľ neboli prevedené ročnou uzávierkou na konci registratúrneho roka, je možné obnoviť na riešenie použitím akcie na detaile daného registratúrneho spisu.

Používateľ registratúrny spis vráti do stavu V riešení, kedy je možné do neho vkladať ďalšie registratúrne záznamy.

Ak používate emailovú komunikáciu Microsoft Outlook, je možné prostredníctvom inštalácie pluginu importovať emaily priamo z emailovej schránky do systému. Email je použitím jediného tlačidla automaticky vytvorený ako nový prijatý registratúrny záznam v systéme. V prípade, že email obsahuje prílohy, sú naimportované, ako prílohy medzi dokumenty registratúrneho záznamu.

Pri evidencií emailu systém automaticky vyplní všetky všetky údaje prijatého záznamu na základe Outlooku, pričom používateľ už len manuálne doplní údaje o odosielateľovi záznamu.

Možnosť využitia importu emailov z Outlooku je potrebné kounikovať s dodávateľom, ktorý následne plugin poskytne.

Zoznam úkonov a prípravu podkladov pre zavedenie systému s vami podrobne odkominukuje dodávateľ a systém nastaví v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

Zo strany zákazníka je potrebné dodať podklady v podobe aktuálne schváleného registratúrneho plánu, organizačnú štruktúru, zoznam používateľov, ktorí budú pracovať so systémom a prípadný zoznam registratúrnych záznamov, spisov a kontaktov adresára, ktoré zákazník požaduje do systému naimportovať.

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné nainštalovať pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme kvalifikovaného elektronického podpisu prostredníctvom svojho občianskeho preukazu. Poverení pracovníci tak budú mať priamo cez systém možnosť autorizovať potrebné elektronické záznamy a dokumenty bez prihlasovania sa na portál www.slovensko.sk.

Pre úspešný proces podpisovanie v systéme ActiveRegistratúra je potrebné mať nainštalovaný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na linke web stránky Slovensko.sk https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie

Systém ActiveRegistratúra je nastavený tak, aby automaticky pravidelne sťahoval všetky prijaté podania z edesk schránky pôvodcu registratúry. Stiahnuté podania používatelia spracúvajú priamo v systéme bez potreby prihlasovania sa na portál slovensko.sk s použitím občianskeho preukazu.

V prípade záujmu, je možné prednastaviť pravidlá pre automatické priraďovanie prijatých podaní vybranému používateľovi, ktorí bude ich spracovateľom a zároveň preddefinovať zaradenie do vybraného spisu a určenie stavu spracovania.

Systém ActiveRegistratúra je webová aplikácia, nie je viazaný na jedno zariadenie. Používateľ sa môže pripojiť cez počítač, tablet alebo mobilné zariadenie. Do systému sa používateľ pripojí zadaním internetového odkazu do internetového prehliadača (odporúčané sú prehliadače Choogle Chrome alebo Microsoft Edge). Používateľ tak má možnosť v systéme pracovať aj z domu.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégia. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS.

Áno, každý záznam v sebe obsahuje informáciu aj o zaslanom elektronickom podaní, spolu s prislúchajúcimi technickými správami, ktoré patria k danému podaniu. Všetky technické správy sú súčasťou jedného registratúrneho záznamu.

Áno, v systéme je možné vytvárať spisy typu elektronické, neelektronické a kombinované.

V systéme je možné evidovať interné registratúrne záznamy, kde odosielateľ a prijímateľ sú zamestnancami pôvodcu registratúry. Vytváranie interných registratúrnych záznamov slúži na možnú evidenciu internej komunikácie medzi používateľmi, ktorej evidencia vyplýva v registratúrneho poriadku.

Registratúrny záznam je možné odoslať neobmedzenému počtu príjemcov. Používateľ môže zvoliť pre každého príjemcu iný spôsob doručenia, pričom môže kombinovať elektronickú a listinnú formu.

Po autorizácií systém ponúkne tlačidlo, ktorým používateľ generuje Doložku o autorizácii, pričom je ju možné vytlačiť samostatne, alebo spolu s úradným dokumentom. Následne je pripravená na zaslanie poštovou zásielkou.

Systém umožňuje na základe pravidiel aktuálne platnej legislatívy generovanie doložky o právoplatnosti po uplynutí lehoty 15 kalendárnych dní od dátumu ukončenia doručovania autorizovaného registratúrneho záznamu a generovania doložky o vykonateľnosti po uplynutí lehoty 16 kalendárnych dní od dátumu ukončenia doručovania autorizovaného registratúrneho záznamu.

Akcia pre generovanie doložiek sa v systéme automaticky zobrazí ako dostupná po uplynutí uvedených lehôt.

Registratúrny plán spravuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry. Má právnenie registratúrny plán editovať. Do systému je importovaný vždy aktuálny schválený registratúrny plán pôvodcu registratúry.

Pôvodca registratúry je o zmene registratúrneho plánu je povinný upovedomiť dodávateľa systému, aby bol do systému importovaný aktuálne platný registratúrny plán.

Spisy, ktoré nie sú v stave Uzavreté a je potrebné ich presunúť do nového registratúrneho roka, je možné presunúť. Presun realizuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry. V rámci ročnej uzávierky na začiatku nového kalendárneho roka uzatvorí rok a presunie potrebný zoznam registratúrnych spisov do nového roka, pričom sa čísla registratúrnych spisov zmenia.

Pri evidovaní registratúrneho záznamu je zároveň možné priložiť dokument prostredníctvom jeho výberu z plochuy počítača alebo priamym naskenovaním do systému zo skenovanej aplikácie ActiveSken. Pre viac informácií o aplikácii ActiveSken prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Požadovanú formu číslovania registratúrnych spisov a záznamov uvedie pôvodca registratúry v úvodnej dokumentácií k podkladom pri nastavovaní systému dodávateľom. Uvedie, čo má číslo obsahovať (napr. skratka pôvodcu registratúry, rok).

V systéme sa čísla registratúrnych spisov a záznamov následne generujú automaticky vždy pri vytvorení nového spisu alebo záznamu, pričom je vždy doržiavaný číselný rad a nemôže dôjsť k vytvoreniu duplicitného čísla registratúrneho záznamu alebo spisu.

V prípade, že používateľ odchádza, je ideálne, aby svoju agendu vo veľkej miere vybavil (vybavenie registratúrnych záznamov v riešení, vloženie všetkých záznamov do príslušných spisov) a na základe internej dohody presunul použitím akcie zmeny spracovateľa na kolegu, ktorý bol poverený na prevzatie agendy odchádzajúceho používateľa.

Ak používateľ nemá možnosť vybaviť svoju agendu, presun registratúrnych spisov a záznamov na iného spracovateľa uskutoční správca registratúry.

Používateľ može byť zaradený vo viacerých organizačných útvaroch, čo mu umožní vidieť a vytvárať záznami vytvorené pod všetkými organizačnými útvarmi, kde bol priradený.

Viditeľnosť registratúrnych záznamov a spisov je viazaná na používateľskú rolu.

Správca registratúry vidí registratúrne záznamy a spisy celej organizácie/pôvodcu registratúry.
Vedúci pracovník vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na organizačných útvaroch, ktorých je vedúcim.
Spracovateľ spisov a zánamov vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na rovnakom organizačnom útvare.
Pracovník podateľne nemá dostupný modul Denník spisov a záznamov, takže spisy a záznamy spracovateľov nevidí.

Doručenka k registratúrnemu záznamu doručovanému elektronickou formou sa zobrauje na detaile registratúrneho záznamu na záložke Dokumenty v sekcii Zoznam technických a notifikačných správ, pričom je možné ju stiahnúť alebo zobraziť v PDF formáte a následne vytlačiť.

Systém ponúka možnosť nastavenia takzvaných pravidiel spracovania, pričom zákazník nadefinuje na základe akého údaju (odosielateľ, vec, druh alebo typ dokumentu) sa budú vybrané prijaté listinné i elektonické registratúrne záznamy automaticky priraďovať vybranému spracovateľovi a vkladať do vybraného registratúrneho spisu

Pre viac informácii k možnostiam nastavenia pravidiel kontaktujte dodávateľa systému, ktorý pravidlá na základe dohody nastaví. K pravidlám má následne prístup používateľ s rolou administrátor.

Systém ponúka možnosť nastavenia predvoleného spracovateľa a vybraný registratúrny spis pre všetky prijaté elektronické registratúrne záznamy. Pracovník podateľne je tak oslobodený od procesu určovania spracovateľa týchto druhov záznamov.

Uvedené nastavenia má možnosť v systéme realizovať svojpomocne správca registratúry v module Správa registratúry - Nastavenia registratúry - Nastavenia reg. záznamov.

Registratúrne spisy je na konci kalendárneho roka potrebné vybaviť a uzavrieť. Informáciu o potrebe uzatvorenia spisov na konci roka avizuje spracovateľom príslušný správca registratúry.

V prípade spisov, ktoré je potrebné ponechať v riešení aj v nasledujúcom roku, správca registratúry pri vykonaní ročnej uzávierky tieto spisy presunie o nového roku. Presunuté spisy budú automaticky prečíslované, pričom pôvodné číslo spisu z predošlého roka ostáva uvedené na detaile spisu.

Nový rok je potrebné v systéme vytvoriť manuálne. Vytvorí ho správca registratúry na prelome rokov. Po prihlásení sa do systému sa používateľovi vždy automaticky zobrazuje aktuálny rok, pričom v prípade potreby vie zvolením minulého roka prezerať registratúrne záznamy a spisy spätne za predošlé roky.

Systém umožňuje správu registratúry aj v prípade takéhoto typu spoločnosti, pričom používateľ, ktorý má prístup k registratúrnym záznamom a spisom vo viacerých sesterských organizáciách môže prostredníctvom prihlásenia sa do svojho používateľského účtu pracovať so všetkými dostupnými údajmi, jednoduchým prepínaním sa medzi sesterskými organizáciami.

Nie je potrebné prihlasovať sa do množstva osobitných účtov, a zároveň mať všetky údaje dostupné na jednom používateľskom konte daného používateľa. Používateľ má prístup k údajom na základe oprávnení naviazaných na svoju priradenú používateľskú rolu.

Systém ponúka možnosť vytvorenia viacerých podateľní s odlišnými adresami prevádzok a osobitným zoznamom pracovníkov podateľne. Vytvorenej podateľni je možné nastaviť, či je preberateľom len elektronickej alebo aj listinnej pošty, pričom bude automaticky nastavené sťahovanie elektronických podaní len do modulu zvolenej podateľne.

Správu podateľní a ich nastavenia má k dispozícií správca registratúry.

V prípade potreby je možné pre viacero sesterských organizácií v systéme nastaviť len jednu podateľňu/výpravňu, ktorá spracúva prijaté a odoslané elektronické i listinné registratúrne záznamy. Pre viac informácií k potrebným nastaveniam prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Ak zákazník požaduje v systéme aj spätnú evidenciu registratúrnych spisov a záznamov za minulé roky, je možné vykonať hromadný import do systému.

Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Používateľ tak má po prihlásení sa do systému možnosť výberu ročníka a následného prezerania importovaných údajov.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť zastupovanie za samého seba. Zastupovane je možné naplánovať dopredu, rovnako je možné poveriť zastupovaním viacero používateľov.

Bežný používateľ má možnosť ako zastupujúceho vybrať kolegu z rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je sám zaradený.

Zastupovanie za iných používateľov v systéme môže nastavovať vedúci pracovník (môže nastaviť zastupovanie podriadeným v rámci svojho oddelenia, ktoré vedie), a správca registratúry (môže nastaviť zastupovanie používateľom v rámci celej organizácie).

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť (aktivovať alebo deaktivovať) emailové notifikácie. K dispozicí má zoznam možných notifikácií.

Emailová notifikáca bude doručená na email, ktorý používateľ uviedol ako svoj pracovný email v prípravných podkladoch pri nastavovaní systému.

Doručená emailová notifikácia obsahuje odkaz, ktorého použítím používateľ automaticky zobrazí uvedenú aktivitu, ktorú notifikácia oznamuje (napríklad priradenie spracovateľ prijatého registratúneho záznamu z podateľne).

Registratúrne spisy a záznamy v ich detailnom zobrazení obsahujú záložku História.

Systém tu zaznamenáva každú akciu, ktorá nad registratúrnym spisom a záznamov bola od jeho vzniku realizovaná, i to, kto ju vykonal. Systém zároveň rozlišuje, či išlo akciu, ktorá bola vykonaná osobou v zastupení, alebo samotným vlastníkom.

V prípade, že pracovník podateľne určí nesprávneho spracovateľa, môže tento spracovateľ zmeniť/určiť korektného spracovateľa a záznam mu v systéme priradiť.

Spracovateľ registratúrneho záznamu môže svoje záznamy kedykoľvek preradiť na iných spracovateľov, v rámci rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je zaradený.

Prijatý registratúrny záznam je v prvom rade potrebné založiť do spisu a zmeniť stav prijatého reg. záznamu na Vybavený.

Používateľ môže pri spracúvaní takéhoto záznamu doplniť na jeho detaile v sekcií Pokyny na vybavenie informáciu o forme vybavenia záznamu - zobratý na vedomie.

Nad zoznamom spisov aj záznamov je možné vykonať export v troch variantoch.

V prípade väčších organizácií je v rámci organizačnej jednotky je na preberanie došlej pošty priradený vždy jeden preberateľ, ktorý v prípade je poverený na základe internej dohody preberaním prijatej pošty. Preberateľ v systéme a potom aj fyzicky odovzdá prijaté záznamy ich spracovateľom."

Systém umožňuje uzatvorenie viacerých spisov naraz ich označením v zozname spisov a použitím akcie. Najprv je potrebné spisy vybaviť a následne uzatvoriť. Obe akcie je možné vykonať hromadne nad označenými registratúrnymi spismi.

Registratúrne spisy, ktoré používateľ uzatvorí, a zatiaľ neboli prevedené ročnou uzávierkou na konci registratúrneho roka, je možné obnoviť na riešenie použitím akcie na detaile daného registratúrneho spisu.

Používateľ registratúrny spis vráti do stavu V riešení, kedy je možné do neho vkladať ďalšie registratúrne záznamy.

Ak používate emailovú komunikáciu Microsoft Outlook, je možné prostredníctvom inštalácie pluginu importovať emaily priamo z emailovej schránky do systému. Email je použitím jediného tlačidla automaticky vytvorený ako nový prijatý registratúrny záznam v systéme. V prípade, že email obsahuje prílohy, sú naimportované, ako prílohy medzi dokumenty registratúrneho záznamu.

Pri evidencií emailu systém automaticky vyplní všetky všetky údaje prijatého záznamu na základe Outlooku, pričom používateľ už len manuálne doplní údaje o odosielateľovi záznamu.

Možnosť využitia importu emailov z Outlooku je potrebné kounikovať s dodávateľom, ktorý následne plugin poskytne.