Zoznam úkonov a prípravu podkladov pre zavedenie systému s vami podrobne odkominukuje dodávateľ a systém nastaví v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

Zo strany zákazníka je potrebné dodať/sprístupniť podklady v podobe aktuálne schváleného registratúrneho plánu, organizačnú štruktúru, zoznam používateľov, ktorí budú pracovať so systémom a prípadný zoznam registratúrnych záznamov, spisov a kontaktov adresára, ktoré zákazník požaduje do systému naimportovať. Implementačný proces sa mierne líši v závislosti od typu riešenia "on premise" alebo "cloud".

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné nainštalovať pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme kvalifikovaného elektronického podpisu prostredníctvom svojho občianskeho preukazu, mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanej elektronickej pečate. Poverení pracovníci tak budú mať priamo cez systém možnosť autorizovať potrebné elektronické záznamy a dokumenty bez prihlasovania sa na portál www.slovensko.sk.

Pre úspešný proces podpisovania v systéme ActiveRegistratúra je potrebné mať nainštalovaný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na linke web stránky Slovensko.sk https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie

Systém ActiveRegistratúra je nastavený tak, aby automaticky pravidelne sťahoval všetky prijaté podania z edesk schránky pôvodcu registratúry. Stiahnuté podania používatelia spracúvajú priamo v systéme bez potreby prihlasovania sa na portál slovensko.sk s použitím občianskeho preukazu.

V prípade záujmu, je možné prednastaviť pravidlá pre automatické priraďovanie prijatých podaní vybranému používateľovi, ktorý bude ich spracovateľom a zároveň preddefinovať zaradenie do vybraného spisu a určenie stavu spracovania. Predopkladom pre integráciu s ÚPVS je zaslanie Plnomocenstva pre prepojenie schránky edesk so systémom pre správu registratúry zo strany zákazníka.

Áno, každý stiahnutý prijatý elektronický záznam obsahuje prislúchajúce technické správy, a elektronické doručenky, ktoré patria k danému podaniu. Všetky technické správy sú súčasťou jedného registratúrneho záznamu.

Systém ActiveRegistratúra je webová aplikácia, nie je viazaný na jedno zariadenie. Používateľ sa môže pripojiť cez počítač, tablet alebo mobilné zariadenie. Do systému sa používateľ pripojí zadaním internetového odkazu do internetového prehliadača (odporúčané sú prehliadače Google Chrome alebo Microsoft Edge). Používateľ tak má možnosť v systéme pracovať aj z domu. Systém využíva pri prihlasovaní i služby SSO a ActiveDirectory.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégia. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS. Systém využíva pri prihlasovaní i služby SSO a ActiveDirectory.

Áno, v systéme je možné vytvárať formy spisu elektronické, neelektronické a kombinované. Forma spisu je nastavená automaticky systémom pri vzniku spisu a mení sa vzhľadom na formy originálu registratúrnych záznamov, vkladaných do spisu. Kombinovaný spis obsahuje kombináciu elektronických a neelektronických registratúrnych záznamov.

V systéme je možné evidovať interné registratúrne záznamy, kde odosielateľ a prijímateľ sú zamestnancami pôvodcu registratúry. Vytváranie interných registratúrnych záznamov slúži na možnú evidenciu internej komunikácie medzi používateľmi, ktorá vyplýva z registratúrneho poriadku.

Registratúrny záznam je možné odoslať neobmedzenému počtu príjemcov. Používateľ môže zvoliť pre každého príjemcu iný spôsob doručenia, pričom môže kombinovať elektronickú a listinnú formu doručenia.

Po autorizácií registratúrneho záznamu systém ponúkne možnosť generovania Doložky o autorizácii. Je možné vygenerovať Doložku o autorizácií alebo Doložku o autorizácií vrátane obsahu. Generovanie doložky je dostupné na detaile záznamu, i na konkrétnom dokumente v prílohe registratúrneho záznamu.

Systém umožňuje na základe pravidiel aktuálne platnej legislatívy generovanie doložky právoplatnosti a vykonateľnosti po uplynutí zákonom stanovenej lehoty v danom konaní, po doručení autorizovaného registratúrneho záznamu všetkým adresátom konania.

Akcia pre generovanie doložiek sa v systéme automaticky zobrazí ako dostupná iba pre odoslaný elektronicky autorizovaný a doručený registratúrny záznam.

Registratúrny plán spravuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry, ktorý má oprávnenie registratúrny plán editovať. Do systému je importovaný vždy aktuálne schválený a platný registratúrny plán pôvodcu registratúry, pričom pôvodný registratúrny plán je v systéme označený ako neplatný.

Pôvodca registratúry je o zmene registratúrneho plánu povinný upovedomiť dodávateľa systému, aby bol do systému importovaný aktuálne platný registratúrny plán. Import registratúrneho plánu zabezpečuje dodávateľ systému.

Spisy, ktoré nie sú v stave Uzavreté a je potrebné ich presunúť do nového registratúrneho roka, je možné presunúť. Presun realizuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry.

V rámci ročnej uzávierky správca registratúry uzatvorí rok a presunie zoznam registratúrnych spisov v riešení do nového roka. Presunuté registratúrne spisy majú v novm ročníku automaticky pridelené nové registratúrne číslo. Správca registratúry realizuje presun v module, ktorý obsahuje aj všetky príslušné tlačové zostavy súvisiace s uzatvorením roka.

Pri evidovaní registratúrneho záznamu je zároveň možné priložiť dokument prostredníctvom jeho výberu z plochy/adresára počítača alebo naskenovaním do systému zo skenovanej aplikácie ActiveScan. Z príloženého dokumentu je následne možné vytvárať viacero verzií, elektonicky ho autorizovať a podobne. Pre viac informácií o aplikácii ActiveScan prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Požadovanú formu číslovania registratúrnych spisov a záznamov uvedie pôvodca registratúry v úvodnej dokumentácií k podkladom pri nastavovaní systému dodávateľom. Uvedie, čo má číslo obsahovať (napr. skratka pôvodcu registratúry/poradové číslo/rok).

V systéme sa čísla registratúrnych spisov a záznamov následne generujú automaticky vždy pri vytvorení nového spisu alebo záznamu, pričom je vždy doržiavaný číselný rad, a nemôže tak dôjsť k vytvoreniu duplicitného čísla registratúrneho záznamu alebo spisu. Formát číslovania spisov a záznamov má v správe správca registratúry, ktorý môže formáty číslovania upraviť.

V prípade, že používateľ odchádza, je ideálne, aby svoju agendu vo veľkej miere vybavil (vybavenie registratúrnych záznamov v riešení, vloženie všetkých záznamov do príslušných spisov) a na základe internej dohody presunul použitím akcie zmeny spracovateľa na kolegu, ktorý bol poverený na prevzatie agendy odchádzajúceho používateľa.

Ak používateľ nemá možnosť vybaviť svoju agendu, presun registratúrnych spisov a záznamov na iného spracovateľa uskutoční správca registratúry.

Používateľ može byť zaradený vo viacerých organizačných útvaroch, čo mu umožní vidieť a vytvárať záznamy pod všetkými organizačnými útvarmi, v ktorých je zaradený.

Viditeľnosť registratúrnych záznamov a spisov je viazaná na používateľskú rolu. Správca registratúry vidí registratúrne záznamy a spisy celej organizácie/pôvodcu registratúry. Vedúci pracovník vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na organizačných útvaroch, ktorých je vedúcim.

Spracovateľ spisov a záznamov vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na rovnakom organizačnom útvare. Zobrazenie závisí aj od kombinácie vyššie uvedených používateľských rolí. Pracovník podateľne nemá dostupný modul Denník spisov a záznamov, takže spisy a záznamy spracovateľov nevidí.

Všeobecnú agendu je možné v systéme rozčleniť na menšie celky, tzv. "agendy", pričom každá agenda môže mať nastavené špecifické číslovanie spisov a záznamov s vlastným číselným radom a obmedzeným prístupom len pre vybrané organizačné útvary alebo skupinu používateľov.

V systéme je dostupná funkcia zdieľania registratúrnych spisov, pričom sú v rámci spisu automaticky zdieľané aj registratúrne záznamy. Zdieľanie spisu môže nastaviť len jeho spracovateľ na dobu určitú, alebo neurčitú, pričom je spis používateľovi zdieľaný len na čítanie, bez možnosti editácie.

Doručenka k registratúrnemu záznamu doručovanému elektronickou formou sa zobrazuje na detaile registratúrneho záznamu na záložke Dokumenty v sekcii Zoznam technických a notifikačných správ, pričom je možné ju stiahnúť alebo zobraziť v PDF formáte a následne vytlačiť.

Povinnosť využívania CÚD prostredníctvom modulu elektronického doručovania sa zavádza pre OVM, ktorý je rozpočtovou organizáciou napojenou na štátny rozpočet od 1. novembra 2018. Ostatné OVM majú možnosť sa na využívaní centrálneho doručovania s NASES dohodnúť.

Aktivácia a nastavenie tejto možnosti spôsobu doručovania v systéme ActiveRegistratúra dostupná, pričom je zahrnutá v cene produktu.

Systém ponúka možnosť nastavenia takzvaných pravidiel spracovania, pričom zákazník nadefinuje na základe akého údaju (odosielateľ, vec, druh alebo typ dokumentu) sa budú vybrané prijaté listinné i elektonické registratúrne záznamy automaticky priraďovať vybranému spracovateľovi a vkladať do vybraného registratúrneho spisu. Následne je možné nastaviť aj automatické vybavenie prijatých registratúrnych záznamov.

Pre viac informácii k možnostiam nastavenia pravidiel kontaktujte dodávateľa systému, ktorý pravidlá na základe dohody nastaví. Pravidlá a možnosti nastavenia sú dostupné aj pre správcu registratúry.

Systém ponúka možnosť nastavenia predvoleného spracovateľa a vybraný registratúrny spis pre všetky prijaté elektronické registratúrne záznamy. Pracovník podateľne je tak oslobodený od procesu určovania spracovateľa týchto druhov záznamov. Uvedené nastavenia má možnosť v systéme realizovať svojpomocne správca registratúry v module Správa registratúry - Nastavenia registratúry - Nastavenia reg. záznamov.

Registratúrne spisy v systéme môžu mať priradené príznaky: dlhodobý, zberný, agendový, bežný. Bežné a zberné registratúrne spisy je na konci kalendárneho roka potrebné vybaviť a uzavrieť. Informáciu o potrebe uzatvorenia spisov na konci roka avizuje spracovateľom príslušný správca registratúry.

V prípade spisov, ktoré je potrebné ponechať v riešení aj v nasledujúcom roku, správca registratúry pri vykonaní ročnej uzávierky tieto spisy presunie do nového roku. Presunuté bežné spisy budú automaticky prečíslované, pričom pôvodné číslo spisu z predošlého roka ostáva uvedené na detaile spisu. Dlhodobé registratúrne spisy sa v novom ročníku zobrazujú pod svojim pôvodným číslom automaticky.

Nový rok (ročník) je potrebné v systéme vytvoriť manuálne. Vytvorí ho správca registratúry na prelome rokov. Po prihlásení sa do systému sa používateľovi vždy automaticky zobrazuje aktuálny rok, pričom v prípade potreby vie zvolením minulého roka prezerať registratúrne záznamy a spisy spätne za predošlé roky.

Áno, v prípade prelomu rokov, je možné doevidovať prijaté zásielky na základe dátumu ich prijatia do starého ročníka. Evidované záznamy sú číslované na základe číselného radu v danom ročníku.

Ak zákazník požaduje v systéme aj spätnú evidenciu registratúrnych spisov a záznamov za minulé roky, je možné vykonať hromadný import do systému. Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Používateľ tak má po prihlásení sa do systému možnosť výberu ročníka a následného prezerania importovaných údajov. Táto aktivita je zväčša realizovaná v implementačnej fáze projektu.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť zastupovanie za samého seba. Zastupovane je možné naplánovať dopredu, rovnako je možné poveriť zastupovaním viacero používateľov.

Bežný používateľ má možnosť ako zastupujúceho vybrať kolegu z rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je sám zaradený. Zastupovanie za iných používateľov v systéme môže nastavovať správca registratúry, ktorý môže nastaviť zastupovanie používateľom v rámci celej organizácie.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť (aktivovať alebo deaktivovať) emailové notifikácie. K dispozicí má zoznam možných notifikácií. Emailová notifikácia bude doručená na email, ktorý používateľ uviedol ako svoj pracovný email.

Doručená emailová notifikácia obsahuje odkaz, ktorého použítím používateľ automaticky zobrazí uvedenú aktivitu, ktorú notifikácia oznamuje (napríklad registratúrny záznam, ktorý bol priradený používateľovi v systéme na spracovanie).

Registratúrne spisy a záznamy v ich detailnom zobrazení obsahujú záložku História. Systém tu zaznamenáva každú akciu, ktorá nad registratúrnym spisom a záznamov bola od jeho vzniku realizovaná, i to, kto ju vykonal. Systém zároveň rozlišuje, či išlo o akciu, ktorá bola vykonaná osobou v zastupení (v rámci zastupovania), alebo samotným vlastníkom. Správca registratúry má k dispozícií modul s kompletnou históriou zmien v systéme.

Spracovateľ registratúrneho záznamu môže svoje nevybavené záznamy kedykoľvek preradiť na riešenie na iných spracovateľov.

Prijatý registratúrny záznam je v prvom rade potrebné založiť do spisu a zmeniť stav prijatého reg. záznamu na Vybavený. Používateľ môže pri spracúvaní takéhoto záznamu doplniť na jeho detaile v sekcií Pokyny na vybavenie informáciu o forme vybavenia záznamu - zobratý na vedomie.

Nad zoznamom spisov aj záznamov je možné vykonať export záznamov do Excelu.

Systém umožňuje uzatvorenie viacerých spisov naraz ich označením v zozname spisov a použitím akcie. Najprv je potrebné spisy vybaviť a následne uzatvoriť. Obe akcie je možné vykonať hromadne nad označenými registratúrnymi spismi. Rovnako je možné hromadne vybaviť aj vybrané registratúrne záznamy v spisoch.

Registratúrne spisy, ktoré používateľ uzatvorí, a zatiaľ neboli prevedené ročnou uzávierkou na konci registratúrneho roka alebo presunuté do Registratúrneho strediska, je možné obnoviť na riešenie. Používateľ registratúrny spis vráti do stavu V riešení, kedy je možné do neho vkladať ďalšie registratúrne záznamy.

Ak používate emailovú komunikáciu Microsoft Outlook, je možné prostredníctvom inštalácie pluginu importovať emaily priamo z emailovej schránky do systému. Email je použitím jediného tlačidla automaticky vytvorený ako nový prijatý registratúrny záznam v systéme. V prípade, že email obsahuje prílohy, sú naimportované, ako prílohy medzi dokumenty registratúrneho záznamu.

Pri evidencií emailu systém automaticky vyplní všetky údaje prijatého záznamu na základe Outlooku. Možnosť využitia importu emailov z Outlooku je potrebné kounikovať s dodávateľom, ktorý následne plugin pre inštaláciu zákazníkovi poskytne.

V prípade väčších organizácií je v rámci organizačnej jednotky na preberanie došlej pošty priradený používateľ s rolou preberateľ, ktorý je poverený na základe internej dohody preberaním a delegovaním prijatej pošty, manuálne i cez systém.

Áno, správca registratúry má oprávnenie v module Šablóny dokumentov pridávať a upravovať šablóny dokumentov, pričom definuje, v ktorom module v systéme sa bude dokument generovať a akými údajmi zo systému bude naplnený.

Schvaľovací proces je dostupný pre všetky typy registratúrych záznamov (odoslaný, prijatý, interný), pričom spracovateľ záznamu môže zaslať registratúrny záznam cez systém na schválenie nadriadenému, alebo inému spracovateľovi spisov a záznamov. Schvaľovateľ má možnosť záznam schváliť alebo zamietnúť, pričom môže schvaľovaný záznam s pripojenými dokumentami pripomienkovať.

Integrácia na portál Slovenskej pošty je umožnená, pričom ponúka možnosť generovania EPH, alebo priameho importu EPH na portál Slovenskej pošty, pričom stavy doručenia zásielok automaticky mení priamo v systéme pre správu registratúry na detaile konkrétnych odoslaných registratúrnych záznamoch.

Stiahnuté prijaté elektronické registratúrne záznamy z eDESK schránky ÚPVS sa zobrazia v module Podateľňa, kde ich pracovník podateľne deleguje na konkrétnych spracovateľov.

V prípade, že nie je žiadúce, aby boli prijaté elektronické registratúrne záznamy z eDESK schránky ÚPVS sťahované do modulu Podateľňa, je možné nastaviť konkrétne pravidlá sťahovania a priradzovania týchto záznamov konkrétnym spracovateľom, podľa zadaných kritérií, mimo modulu Podateľne.

Zoznam úkonov a prípravu podkladov pre zavedenie systému s vami podrobne odkominukuje dodávateľ a systém nastaví v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

Zo strany zákazníka je potrebné dodať/sprístupniť podklady v podobe aktuálne schváleného registratúrneho plánu, organizačnú štruktúru, zoznam používateľov, ktorí budú pracovať so systémom a prípadný zoznam registratúrnych záznamov, spisov a kontaktov adresára, ktoré zákazník požaduje do systému naimportovať. Implementačný proces sa mierne líši v závislosti od typu riešenia "on premise" alebo "cloud".

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné nainštalovať pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme kvalifikovaného elektronického podpisu prostredníctvom svojho občianskeho preukazu, mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanej elektronickej pečate. Poverení pracovníci tak budú mať priamo cez systém možnosť autorizovať potrebné elektronické záznamy a dokumenty bez prihlasovania sa na portál www.slovensko.sk.

Pre úspešný proces podpisovania v systéme ActiveRegistratúra je potrebné mať nainštalovaný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na linke web stránky Slovensko.sk https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie

Systém ActiveRegistratúra je nastavený tak, aby automaticky pravidelne sťahoval všetky prijaté podania z edesk schránky pôvodcu registratúry. Stiahnuté podania používatelia spracúvajú priamo v systéme bez potreby prihlasovania sa na portál slovensko.sk s použitím občianskeho preukazu.

V prípade záujmu, je možné prednastaviť pravidlá pre automatické priraďovanie prijatých podaní vybranému používateľovi, ktorý bude ich spracovateľom a zároveň preddefinovať zaradenie do vybraného spisu a určenie stavu spracovania. Predopkladom pre integráciu s ÚPVS je zaslanie Plnomocenstva pre prepojenie schránky edesk so systémom pre správu registratúry zo strany zákazníka.

Áno, každý stiahnutý prijatý elektronický záznam obsahuje prislúchajúce technické správy, a elektronické doručenky, ktoré patria k danému podaniu. Všetky technické správy sú súčasťou jedného registratúrneho záznamu.

Systém ActiveRegistratúra je webová aplikácia, nie je viazaný na jedno zariadenie. Používateľ sa môže pripojiť cez počítač, tablet alebo mobilné zariadenie. Do systému sa používateľ pripojí zadaním internetového odkazu do internetového prehliadača (odporúčané sú prehliadače Google Chrome alebo Microsoft Edge). Používateľ tak má možnosť v systéme pracovať aj z domu. Systém využíva pri prihlasovaní i služby SSO a ActiveDirectory.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégia. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS. Systém využíva pri prihlasovaní i služby SSO a ActiveDirectory.

Áno, v systéme je možné vytvárať formy spisu elektronické, neelektronické a kombinované. Forma spisu je nastavená automaticky systémom pri vzniku spisu a mení sa vzhľadom na formy originálu registratúrnych záznamov, vkladaných do spisu. Kombinovaný spis obsahuje kombináciu elektronických a neelektronických registratúrnych záznamov.

V systéme je možné evidovať interné registratúrne záznamy, kde odosielateľ a prijímateľ sú zamestnancami pôvodcu registratúry. Vytváranie interných registratúrnych záznamov slúži na možnú evidenciu internej komunikácie medzi používateľmi, ktorá vyplýva z registratúrneho poriadku.

Registratúrny záznam je možné odoslať neobmedzenému počtu príjemcov. Používateľ môže zvoliť pre každého príjemcu iný spôsob doručenia, pričom môže kombinovať elektronickú a listinnú formu doručenia.

Po autorizácií registratúrneho záznamu systém ponúkne možnosť generovania Doložky o autorizácii. Je možné vygenerovať Doložku o autorizácií alebo Doložku o autorizácií vrátane obsahu. Generovanie doložky je dostupné na detaile záznamu, i na konkrétnom dokumente v prílohe registratúrneho záznamu.

Systém umožňuje na základe pravidiel aktuálne platnej legislatívy generovanie doložky právoplatnosti a vykonateľnosti po uplynutí zákonom stanovenej lehoty v danom konaní, po doručení autorizovaného registratúrneho záznamu všetkým adresátom konania.

Akcia pre generovanie doložiek sa v systéme automaticky zobrazí ako dostupná iba pre odoslaný elektronicky autorizovaný a doručený registratúrny záznam.

Registratúrny plán spravuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry, ktorý má oprávnenie registratúrny plán editovať. Do systému je importovaný vždy aktuálne schválený a platný registratúrny plán pôvodcu registratúry, pričom pôvodný registratúrny plán je v systéme označený ako neplatný.

Pôvodca registratúry je o zmene registratúrneho plánu povinný upovedomiť dodávateľa systému, aby bol do systému importovaný aktuálne platný registratúrny plán. Import registratúrneho plánu zabezpečuje dodávateľ systému.

Spisy, ktoré nie sú v stave Uzavreté a je potrebné ich presunúť do nového registratúrneho roka, je možné presunúť. Presun realizuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry.

V rámci ročnej uzávierky správca registratúry uzatvorí rok a presunie zoznam registratúrnych spisov v riešení do nového roka. Presunuté registratúrne spisy majú v novm ročníku automaticky pridelené nové registratúrne číslo. Správca registratúry realizuje presun v module, ktorý obsahuje aj všetky príslušné tlačové zostavy súvisiace s uzatvorením roka.

Pri evidovaní registratúrneho záznamu je zároveň možné priložiť dokument prostredníctvom jeho výberu z plochy/adresára počítača alebo naskenovaním do systému zo skenovanej aplikácie ActiveScan. Z príloženého dokumentu je následne možné vytvárať viacero verzií, elektonicky ho autorizovať a podobne. Pre viac informácií o aplikácii ActiveScan prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Požadovanú formu číslovania registratúrnych spisov a záznamov uvedie pôvodca registratúry v úvodnej dokumentácií k podkladom pri nastavovaní systému dodávateľom. Uvedie, čo má číslo obsahovať (napr. skratka pôvodcu registratúry/poradové číslo/rok).

V systéme sa čísla registratúrnych spisov a záznamov následne generujú automaticky vždy pri vytvorení nového spisu alebo záznamu, pričom je vždy doržiavaný číselný rad, a nemôže tak dôjsť k vytvoreniu duplicitného čísla registratúrneho záznamu alebo spisu. Formát číslovania spisov a záznamov má v správe správca registratúry, ktorý môže formáty číslovania upraviť.

V prípade, že používateľ odchádza, je ideálne, aby svoju agendu vo veľkej miere vybavil (vybavenie registratúrnych záznamov v riešení, vloženie všetkých záznamov do príslušných spisov) a na základe internej dohody presunul použitím akcie zmeny spracovateľa na kolegu, ktorý bol poverený na prevzatie agendy odchádzajúceho používateľa.

Ak používateľ nemá možnosť vybaviť svoju agendu, presun registratúrnych spisov a záznamov na iného spracovateľa uskutoční správca registratúry.

Používateľ može byť zaradený vo viacerých organizačných útvaroch, čo mu umožní vidieť a vytvárať záznamy pod všetkými organizačnými útvarmi, v ktorých je zaradený.

Viditeľnosť registratúrnych záznamov a spisov je viazaná na používateľskú rolu. Správca registratúry vidí registratúrne záznamy a spisy celej organizácie/pôvodcu registratúry. Vedúci pracovník vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na organizačných útvaroch, ktorých je vedúcim.

Spracovateľ spisov a záznamov vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na rovnakom organizačnom útvare. Zobrazenie závisí aj od kombinácie vyššie uvedených používateľských rolí. Pracovník podateľne nemá dostupný modul Denník spisov a záznamov, takže spisy a záznamy spracovateľov nevidí.

Všeobecnú agendu je možné v systéme rozčleniť na menšie celky, tzv. "agendy", pričom každá agenda môže mať nastavené špecifické číslovanie spisov a záznamov s vlastným číselným radom a obmedzeným prístupom len pre vybrané organizačné útvary alebo skupinu používateľov.

V systéme je dostupná funkcia zdieľania registratúrnych spisov, pričom sú v rámci spisu automaticky zdieľané aj registratúrne záznamy. Zdieľanie spisu môže nastaviť len jeho spracovateľ na dobu určitú, alebo neurčitú, pričom je spis používateľovi zdieľaný len na čítanie, bez možnosti editácie.

Doručenka k registratúrnemu záznamu doručovanému elektronickou formou sa zobrazuje na detaile registratúrneho záznamu na záložke Dokumenty v sekcii Zoznam technických a notifikačných správ, pričom je možné ju stiahnúť alebo zobraziť v PDF formáte a následne vytlačiť.

Povinnosť využívania CÚD prostredníctvom modulu elektronického doručovania sa zavádza pre OVM, ktorý je rozpočtovou organizáciou napojenou na štátny rozpočet od 1. novembra 2018. Ostatné OVM majú možnosť sa na využívaní centrálneho doručovania s NASES dohodnúť.

Aktivácia a nastavenie tejto možnosti spôsobu doručovania v systéme ActiveRegistratúra dostupná, pričom je zahrnutá v cene produktu.

Systém ponúka možnosť nastavenia takzvaných pravidiel spracovania, pričom zákazník nadefinuje na základe akého údaju (odosielateľ, vec, druh alebo typ dokumentu) sa budú vybrané prijaté listinné i elektonické registratúrne záznamy automaticky priraďovať vybranému spracovateľovi a vkladať do vybraného registratúrneho spisu. Následne je možné nastaviť aj automatické vybavenie prijatých registratúrnych záznamov.

Pre viac informácii k možnostiam nastavenia pravidiel kontaktujte dodávateľa systému, ktorý pravidlá na základe dohody nastaví. Pravidlá a možnosti nastavenia sú dostupné aj pre správcu registratúry.

Systém ponúka možnosť nastavenia predvoleného spracovateľa a vybraný registratúrny spis pre všetky prijaté elektronické registratúrne záznamy. Pracovník podateľne je tak oslobodený od procesu určovania spracovateľa týchto druhov záznamov. Uvedené nastavenia má možnosť v systéme realizovať svojpomocne správca registratúry v module Správa registratúry - Nastavenia registratúry - Nastavenia reg. záznamov.

Registratúrne spisy v systéme môžu mať priradené príznaky: dlhodobý, zberný, agendový, bežný. Bežné a zberné registratúrne spisy je na konci kalendárneho roka potrebné vybaviť a uzavrieť. Informáciu o potrebe uzatvorenia spisov na konci roka avizuje spracovateľom príslušný správca registratúry.

V prípade spisov, ktoré je potrebné ponechať v riešení aj v nasledujúcom roku, správca registratúry pri vykonaní ročnej uzávierky tieto spisy presunie do nového roku. Presunuté bežné spisy budú automaticky prečíslované, pričom pôvodné číslo spisu z predošlého roka ostáva uvedené na detaile spisu. Dlhodobé registratúrne spisy sa v novom ročníku zobrazujú pod svojim pôvodným číslom automaticky.

Nový rok (ročník) je potrebné v systéme vytvoriť manuálne. Vytvorí ho správca registratúry na prelome rokov. Po prihlásení sa do systému sa používateľovi vždy automaticky zobrazuje aktuálny rok, pričom v prípade potreby vie zvolením minulého roka prezerať registratúrne záznamy a spisy spätne za predošlé roky.

Áno, v prípade prelomu rokov, je možné doevidovať prijaté zásielky na základe dátumu ich prijatia do starého ročníka. Evidované záznamy sú číslované na základe číselného radu v danom ročníku.

Ak zákazník požaduje v systéme aj spätnú evidenciu registratúrnych spisov a záznamov za minulé roky, je možné vykonať hromadný import do systému. Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Používateľ tak má po prihlásení sa do systému možnosť výberu ročníka a následného prezerania importovaných údajov. Táto aktivita je zväčša realizovaná v implementačnej fáze projektu.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť zastupovanie za samého seba. Zastupovane je možné naplánovať dopredu, rovnako je možné poveriť zastupovaním viacero používateľov.

Bežný používateľ má možnosť ako zastupujúceho vybrať kolegu z rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je sám zaradený. Zastupovanie za iných používateľov v systéme môže nastavovať správca registratúry, ktorý môže nastaviť zastupovanie používateľom v rámci celej organizácie.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť (aktivovať alebo deaktivovať) emailové notifikácie. K dispozicí má zoznam možných notifikácií. Emailová notifikácia bude doručená na email, ktorý používateľ uviedol ako svoj pracovný email.

Doručená emailová notifikácia obsahuje odkaz, ktorého použítím používateľ automaticky zobrazí uvedenú aktivitu, ktorú notifikácia oznamuje (napríklad registratúrny záznam, ktorý bol priradený používateľovi v systéme na spracovanie).

Registratúrne spisy a záznamy v ich detailnom zobrazení obsahujú záložku História. Systém tu zaznamenáva každú akciu, ktorá nad registratúrnym spisom a záznamov bola od jeho vzniku realizovaná, i to, kto ju vykonal. Systém zároveň rozlišuje, či išlo o akciu, ktorá bola vykonaná osobou v zastupení (v rámci zastupovania), alebo samotným vlastníkom. Správca registratúry má k dispozícií modul s kompletnou históriou zmien v systéme.

Spracovateľ registratúrneho záznamu môže svoje nevybavené záznamy kedykoľvek preradiť na riešenie na iných spracovateľov.

Prijatý registratúrny záznam je v prvom rade potrebné založiť do spisu a zmeniť stav prijatého reg. záznamu na Vybavený. Používateľ môže pri spracúvaní takéhoto záznamu doplniť na jeho detaile v sekcií Pokyny na vybavenie informáciu o forme vybavenia záznamu - zobratý na vedomie.

Nad zoznamom spisov aj záznamov je možné vykonať export záznamov do Excelu.

Systém umožňuje uzatvorenie viacerých spisov naraz ich označením v zozname spisov a použitím akcie. Najprv je potrebné spisy vybaviť a následne uzatvoriť. Obe akcie je možné vykonať hromadne nad označenými registratúrnymi spismi. Rovnako je možné hromadne vybaviť aj vybrané registratúrne záznamy v spisoch.

Registratúrne spisy, ktoré používateľ uzatvorí, a zatiaľ neboli prevedené ročnou uzávierkou na konci registratúrneho roka alebo presunuté do Registratúrneho strediska, je možné obnoviť na riešenie. Používateľ registratúrny spis vráti do stavu V riešení, kedy je možné do neho vkladať ďalšie registratúrne záznamy.

Ak používate emailovú komunikáciu Microsoft Outlook, je možné prostredníctvom inštalácie pluginu importovať emaily priamo z emailovej schránky do systému. Email je použitím jediného tlačidla automaticky vytvorený ako nový prijatý registratúrny záznam v systéme. V prípade, že email obsahuje prílohy, sú naimportované, ako prílohy medzi dokumenty registratúrneho záznamu.

Pri evidencií emailu systém automaticky vyplní všetky údaje prijatého záznamu na základe Outlooku. Možnosť využitia importu emailov z Outlooku je potrebné kounikovať s dodávateľom, ktorý následne plugin pre inštaláciu zákazníkovi poskytne.

V prípade väčších organizácií je v rámci organizačnej jednotky na preberanie došlej pošty priradený používateľ s rolou preberateľ, ktorý je poverený na základe internej dohody preberaním a delegovaním prijatej pošty, manuálne i cez systém.

Systém ponúka možnosť vytvorenia viacerých podateľní s odlišnými adresami prevádzok a osobitným zoznamom pracovníkov podateľne. Vytvorenej podateľni je možné nastaviť, či je preberateľom len elektronickej alebo aj listinnej pošty, pričom bude automaticky nastavené sťahovanie elektronických podaní len do modulu zvolenej podateľne. Správu podateľní a ich nastavenia má k dispozícií správca registratúry.

V prípade potreby je možné pre viacero sesterských organizácií v systéme nastaviť len jednu podateľňu/výpravňu, ktorá spracúva prijaté a odoslané elektronické i listinné registratúrne záznamy. Pre viac informácií k potrebným nastaveniam prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Áno, správca registratúry má oprávnenie v module Šablóny dokumentov pridávať a upravovať šablóny dokumentov, pričom definuje, v ktorom module v systéme sa bude dokument generovať a akými údajmi zo systému bude naplnený.

Schvaľovací proces je dostupný pre všetky typy registratúrych záznamov (odoslaný, prijatý, interný), pričom spracovateľ záznamu môže zaslať registratúrny záznam cez systém na schválenie nadriadenému, alebo inému spracovateľovi spisov a záznamov. Schvaľovateľ má možnosť záznam schváliť alebo zamietnúť, pričom môže schvaľovaný záznam s pripojenými dokumentami pripomienkovať.

Integrácia na portál Slovenskej pošty je umožnená, pričom ponúka možnosť generovania EPH, alebo priameho importu EPH na portál Slovenskej pošty, pričom stavy doručenia zásielok automaticky mení priamo v systéme pre správu registratúry na detaile konkrétnych odoslaných registratúrnych záznamoch.

Stiahnuté prijaté elektronické registratúrne záznamy z eDESK schránky ÚPVS sa zobrazia v module Podateľňa, kde ich pracovník podateľne deleguje na konkrétnych spracovateľov.

V prípade, že nie je žiadúce, aby boli prijaté elektronické registratúrne záznamy z eDESK schránky ÚPVS sťahované do modulu Podateľňa, je možné nastaviť konkrétne pravidlá sťahovania a priradzovania týchto záznamov konkrétnym spracovateľom, podľa zadaných kritérií, mimo modulu Podateľne.

Zoznam úkonov a prípravu podkladov pre zavedenie systému s vami podrobne odkominukuje dodávateľ a systém nastaví v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

Zo strany zákazníka je potrebné dodať/sprístupniť podklady v podobe aktuálne schváleného registratúrneho plánu, organizačnú štruktúru, zoznam používateľov, ktorí budú pracovať so systémom a prípadný zoznam registratúrnych záznamov, spisov a kontaktov adresára, ktoré zákazník požaduje do systému naimportovať. Implementačný proces sa mierne líši v závislosti od typu riešenia "on premise" alebo "cloud".

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné nainštalovať pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme kvalifikovaného elektronického podpisu prostredníctvom svojho občianskeho preukazu. Poverení pracovníci tak budú mať priamo cez systém možnosť autorizovať potrebné elektronické záznamy a dokumenty bez prihlasovania sa na portál www.slovensko.sk.

Pre úspešný proces podpisovania v systéme ActiveRegistratúra je potrebné mať nainštalovaný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na linke web stránky Slovensko.sk https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie

Systém ActiveRegistratúra je nastavený tak, aby automaticky pravidelne sťahoval všetky prijaté podania z edesk schránky pôvodcu registratúry. Stiahnuté podania používatelia spracúvajú priamo v systéme bez potreby prihlasovania sa na portál slovensko.sk s použitím občianskeho preukazu.

V prípade záujmu, je možné prednastaviť pravidlá pre automatické priraďovanie prijatých podaní vybranému používateľovi, ktorý bude ich spracovateľom a zároveň preddefinovať zaradenie do vybraného spisu a určenie stavu spracovania. Predopkladom pre integráciu s ÚPVS je zaslanie Plnomocenstva pre prepojenie schránky edesk so systémom pre správu registratúry zo strany zákazníka.

Áno, každý stiahnutý prijatý elektronický záznam obsahuje prislúchajúce technické správy, a elektronické doručenky, ktoré patria k danému podaniu. Všetky technické správy sú súčasťou jedného registratúrneho záznamu.

Systém ActiveRegistratúra je webová aplikácia, nie je viazaný na jedno zariadenie. Používateľ sa môže pripojiť cez počítač, tablet alebo mobilné zariadenie. Do systému sa používateľ pripojí zadaním internetového odkazu do internetového prehliadača (odporúčané sú prehliadače Google Chrome alebo Microsoft Edge). Používateľ tak má možnosť v systéme pracovať aj z domu. Systém využíva pri prihlasovaní i služby SSO a ActiveDirectory.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégia. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS. Systém využíva pri prihlasovaní i služby SSO a ActiveDirectory.

Áno, v systéme je možné vytvárať formy spisu elektronické, neelektronické a kombinované. Forma spisu je nastavená automaticky systémom pri vzniku spisu a mení sa vzhľadom na formy originálu registratúrnych záznamov, vkladaných do spisu. Kombinovaný spis obsahuje kombináciu elektronických a neelektronických registratúrnych záznamov.

V systéme je možné evidovať interné registratúrne záznamy, kde odosielateľ a prijímateľ sú zamestnancami pôvodcu registratúry. Vytváranie interných registratúrnych záznamov slúži na možnú evidenciu internej komunikácie medzi používateľmi, ktorá vyplýva z registratúrneho poriadku.

Registratúrny záznam je možné odoslať neobmedzenému počtu príjemcov. Používateľ môže zvoliť pre každého príjemcu iný spôsob doručenia, pričom môže kombinovať elektronickú a listinnú formu doručenia.

Po autorizácií registratúrneho záznamu systém ponúkne možnosť generovania Doložky o autorizácii. Je možné vygenerovať Doložku o autorizácií alebo Doložku o autorizácií vrátane obsahu. Generovanie doložky je dostupné na detaile záznamu, i na konkrétnom dokumente v prílohe registratúrneho záznamu.

Registratúrny plán spravuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry, ktorý má oprávnenie registratúrny plán editovať. Do systému je importovaný vždy aktuálne schválený a platný registratúrny plán pôvodcu registratúry, pričom pôvodný registratúrny plán je v systéme označený ako neplatný.

Pôvodca registratúry je o zmene registratúrneho plánu povinný upovedomiť dodávateľa systému, aby bol do systému importovaný aktuálne platný registratúrny plán. Import registratúrneho plánu zabezpečuje dodávateľ systému.

Spisy, ktoré nie sú v stave Uzavreté a je potrebné ich presunúť do nového registratúrneho roka, je možné presunúť. Presun realizuje používateľ s pridelenou rolou správcu registratúry.

V rámci ročnej uzávierky správca registratúry uzatvorí rok a presunie zoznam registratúrnych spisov v riešení do nového roka. Presunuté registratúrne spisy majú v novm ročníku automaticky pridelené nové registratúrne číslo. Správca registratúry realizuje presun v module, ktorý obsahuje aj všetky príslušné tlačové zostavy súvisiace s uzatvorením roka.

Pri evidovaní registratúrneho záznamu je zároveň možné priložiť dokument prostredníctvom jeho výberu z plochy/adresára počítača alebo naskenovaním do systému zo skenovanej aplikácie ActiveScan. Z príloženého dokumentu je následne možné vytvárať viacero verzií, elektonicky ho autorizovať a podobne. Pre viac informácií o aplikácii ActiveScan prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Požadovanú formu číslovania registratúrnych spisov a záznamov uvedie pôvodca registratúry v úvodnej dokumentácií k podkladom pri nastavovaní systému dodávateľom. Uvedie, čo má číslo obsahovať (napr. skratka pôvodcu registratúry/poradové číslo/rok).

V systéme sa čísla registratúrnych spisov a záznamov následne generujú automaticky vždy pri vytvorení nového spisu alebo záznamu, pričom je vždy doržiavaný číselný rad, a nemôže tak dôjsť k vytvoreniu duplicitného čísla registratúrneho záznamu alebo spisu. Formát číslovania spisov a záznamov má v správe správca registratúry, ktorý môže formáty číslovania upraviť.

V prípade, že používateľ odchádza, je ideálne, aby svoju agendu vo veľkej miere vybavil (vybavenie registratúrnych záznamov v riešení, vloženie všetkých záznamov do príslušných spisov) a na základe internej dohody presunul použitím akcie zmeny spracovateľa na kolegu, ktorý bol poverený na prevzatie agendy odchádzajúceho používateľa.

Ak používateľ nemá možnosť vybaviť svoju agendu, presun registratúrnych spisov a záznamov na iného spracovateľa uskutoční správca registratúry.

Používateľ može byť zaradený vo viacerých organizačných útvaroch, čo mu umožní vidieť a vytvárať záznamy pod všetkými organizačnými útvarmi, v ktorých je zaradený.

Viditeľnosť registratúrnych záznamov a spisov je viazaná na používateľskú rolu. Správca registratúry vidí registratúrne záznamy a spisy celej organizácie/pôvodcu registratúry. Vedúci pracovník vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na organizačných útvaroch, ktorých je vedúcim.

Spracovateľ spisov a záznamov vidí registratúrne záznamy a spisy, ktorých je spracovateľom a registratúrne záznamy a spisy používateľov zaradených na rovnakom organizačnom útvare. Zobrazenie závisí aj od kombinácie vyššie uvedených používateľských rolí. Pracovník podateľne nemá dostupný modul Denník spisov a záznamov, takže spisy a záznamy spracovateľov nevidí.

Všeobecnú agendu je možné v systéme rozčleniť na menšie celky, tzv. "agendy", pričom každá agenda môže mať nastavené špecifické číslovanie spisov a záznamov s vlastným číselným radom a obmedzeným prístupom len pre vybrané organizačné útvary alebo skupinu používateľov.

V systéme je dostupná funkcia zdieľania registratúrnych spisov, pričom sú v rámci spisu automaticky zdieľané aj registratúrne záznamy. Zdieľanie spisu môže nastaviť len jeho spracovateľ na dobu určitú, alebo neurčitú, pričom je spis používateľovi zdieľaný len na čítanie, bez možnosti editácie.

Doručenka k registratúrnemu záznamu doručovanému elektronickou formou sa zobrazuje na detaile registratúrneho záznamu na záložke Dokumenty v sekcii Zoznam technických a notifikačných správ, pričom je možné ju stiahnúť alebo zobraziť v PDF formáte a následne vytlačiť.

Systém ponúka možnosť nastavenia takzvaných pravidiel spracovania, pričom zákazník nadefinuje na základe akého údaju (odosielateľ, vec, druh alebo typ dokumentu) sa budú vybrané prijaté listinné i elektonické registratúrne záznamy automaticky priraďovať vybranému spracovateľovi a vkladať do vybraného registratúrneho spisu. Následne je možné nastaviť aj automatické vybavenie prijatých registratúrnych záznamov.

Pre viac informácii k možnostiam nastavenia pravidiel kontaktujte dodávateľa systému, ktorý pravidlá na základe dohody nastaví. Pravidlá a možnosti nastavenia sú dostupné aj pre správcu registratúry.

Systém ponúka možnosť nastavenia predvoleného spracovateľa a vybraný registratúrny spis pre všetky prijaté elektronické registratúrne záznamy. Pracovník podateľne je tak oslobodený od procesu určovania spracovateľa týchto druhov záznamov. Uvedené nastavenia má možnosť v systéme realizovať svojpomocne správca registratúry v module Správa registratúry - Nastavenia registratúry - Nastavenia reg. záznamov.

Registratúrne spisy v systéme môžu mať priradené príznaky: dlhodobý, zberný, agendový, bežný. Bežné a zberné registratúrne spisy je na konci kalendárneho roka potrebné vybaviť a uzavrieť. Informáciu o potrebe uzatvorenia spisov na konci roka avizuje spracovateľom príslušný správca registratúry.

V prípade spisov, ktoré je potrebné ponechať v riešení aj v nasledujúcom roku, správca registratúry pri vykonaní ročnej uzávierky tieto spisy presunie do nového roku. Presunuté bežné spisy budú automaticky prečíslované, pričom pôvodné číslo spisu z predošlého roka ostáva uvedené na detaile spisu. Dlhodobé registratúrne spisy sa v novom ročníku zobrazujú pod svojim pôvodným číslom automaticky.

Nový rok (ročník) je potrebné v systéme vytvoriť manuálne. Vytvorí ho správca registratúry na prelome rokov. Po prihlásení sa do systému sa používateľovi vždy automaticky zobrazuje aktuálny rok, pričom v prípade potreby vie zvolením minulého roka prezerať registratúrne záznamy a spisy spätne za predošlé roky.

Áno, v prípade prelomu rokov, je možné doevidovať prijaté zásielky na základe dátumu ich prijatia do starého ročníka. Evidované záznamy sú číslované na základe číselného radu v danom ročníku.

Ak zákazník požaduje v systéme aj spätnú evidenciu registratúrnych spisov a záznamov za minulé roky, je možné vykonať hromadný import do systému. Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Používateľ tak má po prihlásení sa do systému možnosť výberu ročníka a následného prezerania importovaných údajov. Táto aktivita je zväčša realizovaná v implementačnej fáze projektu.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť zastupovanie za samého seba. Zastupovane je možné naplánovať dopredu, rovnako je možné poveriť zastupovaním viacero používateľov.

Bežný používateľ má možnosť ako zastupujúceho vybrať kolegu z rovnakého organizačného útvaru, na ktorom je sám zaradený. Zastupovanie za iných používateľov v systéme môže nastavovať správca registratúry, ktorý môže nastaviť zastupovanie používateľom v rámci celej organizácie.

Každý používateľ v systéme má možnosť vo svojom používateľskom účte nastaviť (aktivovať alebo deaktivovať) emailové notifikácie. K dispozicí má zoznam možných notifikácií. Emailová notifikácia bude doručená na email, ktorý používateľ uviedol ako svoj pracovný email.

Doručená emailová notifikácia obsahuje odkaz, ktorého použítím používateľ automaticky zobrazí uvedenú aktivitu, ktorú notifikácia oznamuje (napríklad registratúrny záznam, ktorý bol priradený používateľovi v systéme na spracovanie).

Registratúrne spisy a záznamy v ich detailnom zobrazení obsahujú záložku História. Systém tu zaznamenáva každú akciu, ktorá nad registratúrnym spisom a záznamov bola od jeho vzniku realizovaná, i to, kto ju vykonal. Systém zároveň rozlišuje, či išlo o akciu, ktorá bola vykonaná osobou v zastupení (v rámci zastupovania), alebo samotným vlastníkom. Správca registratúry má k dispozícií modul s kompletnou históriou zmien v systéme.

Spracovateľ registratúrneho záznamu môže svoje nevybavené záznamy kedykoľvek preradiť na riešenie na iných spracovateľov.

Prijatý registratúrny záznam je v prvom rade potrebné založiť do spisu a zmeniť stav prijatého reg. záznamu na Vybavený. Používateľ môže pri spracúvaní takéhoto záznamu doplniť na jeho detaile v sekcií Pokyny na vybavenie informáciu o forme vybavenia záznamu - zobratý na vedomie.

Nad zoznamom spisov aj záznamov je možné vykonať export záznamov do Excelu.

Systém umožňuje uzatvorenie viacerých spisov naraz ich označením v zozname spisov a použitím akcie. Najprv je potrebné spisy vybaviť a následne uzatvoriť. Obe akcie je možné vykonať hromadne nad označenými registratúrnymi spismi. Rovnako je možné hromadne vybaviť aj vybrané registratúrne záznamy v spisoch.

Registratúrne spisy, ktoré používateľ uzatvorí, a zatiaľ neboli prevedené ročnou uzávierkou na konci registratúrneho roka alebo presunuté do Registratúrneho strediska, je možné obnoviť na riešenie. Používateľ registratúrny spis vráti do stavu V riešení, kedy je možné do neho vkladať ďalšie registratúrne záznamy.

Ak používate emailovú komunikáciu Microsoft Outlook, je možné prostredníctvom inštalácie pluginu importovať emaily priamo z emailovej schránky do systému. Email je použitím jediného tlačidla automaticky vytvorený ako nový prijatý registratúrny záznam v systéme. V prípade, že email obsahuje prílohy, sú naimportované, ako prílohy medzi dokumenty registratúrneho záznamu.

Pri evidencií emailu systém automaticky vyplní všetky údaje prijatého záznamu na základe Outlooku. Možnosť využitia importu emailov z Outlooku je potrebné kounikovať s dodávateľom, ktorý následne plugin pre inštaláciu zákazníkovi poskytne.

V prípade väčších organizácií je v rámci organizačnej jednotky na preberanie došlej pošty priradený používateľ s rolou preberateľ, ktorý je poverený na základe internej dohody preberaním a delegovaním prijatej pošty, manuálne i cez systém.

Systém umožňuje správu registratúry aj v prípade takéhoto typu spoločnosti, pričom je možné prispôsobiť jednotilivé nastavenia pre sesterské spoločnosti z pohľadu synchronizovanej organizačnej štruktúry, adresára kontaktov, oprávnenia pre náhľad a správu registratúry v jednotlivých registratúrnych denníkoch sesterských spoločností pre vybraných používateľov a podobne.

Systém ponúka možnosť vytvorenia viacerých podateľní s odlišnými adresami prevádzok a osobitným zoznamom pracovníkov podateľne. Vytvorenej podateľni je možné nastaviť, či je preberateľom len elektronickej alebo aj listinnej pošty, pričom bude automaticky nastavené sťahovanie elektronických podaní len do modulu zvolenej podateľne. Správu podateľní a ich nastavenia má k dispozícií správca registratúry.

V prípade potreby je možné pre viacero sesterských organizácií v systéme nastaviť len jednu podateľňu/výpravňu, ktorá spracúva prijaté a odoslané elektronické i listinné registratúrne záznamy. Pre viac informácií k potrebným nastaveniam prosím kontaktujte dodávateľa systému.

Áno, správca registratúry má oprávnenie v module Šablóny dokumentov pridávať a upravovať šablóny dokumentov, pričom definuje, v ktorom module v systéme sa bude dokument generovať a akými údajmi zo systému bude naplnený.

Schvaľovací proces je dostupný pre všetky typy registratúrych záznamov (odoslaný, prijatý, interný), pričom spracovateľ záznamu môže zaslať registratúrny záznam cez systém na schválenie nadriadenému, alebo inému spracovateľovi spisov a záznamov. Schvaľovateľ má možnosť záznam schváliť alebo zamietnúť, pričom môže schvaľovaný záznam s pripojenými dokumentami pripomienkovať.

Integrácia na portál Slovenskej pošty je umožnená, pričom ponúka možnosť generovania EPH, alebo priameho importu EPH na portál Slovenskej pošty, pričom stavy doručenia zásielok automaticky mení priamo v systéme pre správu registratúry na detaile konkrétnych odoslaných registratúrnych záznamoch.

Systém umožňuje organizáciám typu právnická osoba (PO) vyhladávať a overovať stavy eDESK schránok orgánov verejnej moci (OVM) priamo v systéme, pričom po jednorázovom vyhľadaní a spárovaní eDESK schránky, bude aktualizácia stavu prebiehať pravidelne automaticky.

Stiahnuté prijaté elektronické registratúrne záznamy z eDESK schránky ÚPVS sa zobrazia v module Podateľňa, kde ich pracovník podateľne deleguje na konkrétnych spracovateľov.

V prípade, že nie je žiadúce, aby boli prijaté elektronické registratúrne záznamy z eDESK schránky ÚPVS sťahované do modulu Podateľňa, je možné nastaviť konkrétne pravidlá sťahovania a priradzovania týchto záznamov konkrétnym spracovateľom, podľa zadaných kritérií, mimo modulu Podateľne.