Zoznam úkonov a prípravu podkladov pre zavedenie systému s vami podrobne odkomunikuje dodávateľ a systém nastaví v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

Zo strany zákazníka je potrebné dodať/sprístupniť podklady v podobe aktuálne schváleného registratúrneho plánu, organizačnú štruktúru, zoznam používateľov, ktorí budú pracovať so systémom a prípadný zoznam registratúrnych záznamov, spisov a kontaktov adresára, ktoré zákazník požaduje do systému naimportovať. Implementačný proces sa mierne líši v závislosti od typu riešenia "on-premise" alebo "cloud".

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné nainštalovať pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme kvalifikovaného elektronického podpisu prostredníctvom svojho občianskeho preukazu, mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanej elektronickej pečate. Poverení pracovníci tak budú mať priamo cez systém možnosť autorizovať potrebné elektronické záznamy a dokumenty bez prihlasovania sa na portál www.slovensko.sk.

Pre úspešný proces podpisovania v systéme ActiveRegistratúra je potrebné mať nainštalovaný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na webstránke Slovensko.sk.

Systém ActiveRegistratúra je nastavený tak, aby automaticky pravidelne sťahoval všetky prijaté podania z edesk schránky pôvodcu registratúry. Stiahnuté podania používatelia spracúvajú priamo v systéme bez potreby prihlasovania sa na portál slovensko.sk s použitím občianskeho preukazu.

V prípade záujmu, je možné prednastaviť pravidlá pre automatické priraďovanie prijatých podaní vybranému používateľovi, ktorý bude ich spracovateľom a zároveň preddefinovať zaradenie do vybraného spisu a určenie stavu spracovania. Predpokladom pre integráciu s ÚPVS je zaslanie Plnomocenstva pre prepojenie schránky edesk so systémom pre správu registratúry zo strany zákazníka.

Áno, každý elektronický registratúrny záznam v sebe obsahuje informáciu o zaslanom elektronickom podaní spolu s prislúchajúcimi technickými správami, ktoré sú súčasťou podania. Zoznam technických a notifikačných správ je prístupný na detaile elektronického registratúrneho záznamu.

Systém ActiveRegistratúra je webová aplikácia, nie je viazaný na jedno zariadenie. Používateľ sa môže pripojiť cez počítač, tablet alebo mobilné zariadenie. Do systému sa používateľ pripojí zadaním internetového odkazu do internetového prehliadača (odporúčané sú prehliadače Google Chrome alebo Microsoft Edge). Používateľ tak má možnosť v systéme pracovať aj z domu. Systém využíva pri prihlasovaní i služby SSO a ActiveDirectory.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégiá. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS. Systém využíva pri prihlasovaní aj služby SSO a ActiveDirectory.

Áno, registratúrny záznam je možné odoslať neobmedzenému množstvu prijímateľov. V prípade opakovaného zasielania registratúrnych záznamov rovnakým príjímateľom je k dispozícii funkcionalita pre vytvorenie tzv. skupiny prijímateľov. Skupinu môžu tvoriť prijímatelia s rôznymi spôsobmi doručenia, pričom je možné kombinovať elektronickú a listinnú formu. Ďalšou možnosťou je vytváranie a odosielanie kópií registratúrneho záznamu.

Po autorizácii; registratúrneho záznamu systém ponúkne možnosť generovania Doložky o autorizácii. Je možné vygenerovať Doložku o autorizácii alebo Doložku o autorizácii vrátane obsahu. Generovanie doložky je dostupné na detaile záznamu, aj na konkrétnom dokumente v prílohe registratúrneho záznamu.

Systém umožňuje na základe pravidiel aktuálne platnej legislatívy generovanie doložky právoplatnosti a vykonateľnosti po uplynutí zákonom stanovenej lehoty v danom konaní, po doručení autorizovaného registratúrneho záznamu všetkým adresátom konania.

Akcia pre generovanie doložiek sa v systéme automaticky zobrazí ako dostupná iba pre odoslaný elektronicky autorizovaný a doručený registratúrny záznam.

Požadovanú formu číslovania registratúrnych spisov a záznamov uvedie pôvodca registratúry v úvodnej dokumentácii k podkladom pri nastavovaní systému dodávateľom. Uvedie, čo má číslo obsahovať (napr. skratka pôvodcu registratúry/poradové číslo/rok).

V systéme sa čísla registratúrnych spisov a záznamov následne generujú automaticky vždy pri vytvorení nového spisu alebo záznamu, pričom je vždy doržiavaný číselný rad, a nemôže tak dôjsť k vytvoreniu duplicitného čísla registratúrneho záznamu alebo spisu. Formát číslovania spisov a záznamov má v správe správca registratúry, ktorý môže formáty číslovania upraviť.

Všeobecnú agendu je možné v systéme rozčleniť na menšie celky, tzv. "agendy", pričom každá agenda môže mať nastavené špecifické číslovanie spisov a záznamov s vlastným číselným radom a obmedzeným prístupom len pre vybrané organizačné útvary alebo skupinu používateľov.

V systéme je dostupná funkcia zdieľania registratúrnych spisov, pričom sú v rámci spisu automaticky zdieľané aj registratúrne záznamy. Zdieľanie spisu môže nastaviť len jeho spracovateľ na dobu určitú, alebo neurčitú, pričom je spis používateľovi zdieľaný len na čítanie, bez možnosti editácie.

Áno, je to možné avšak doručenka k registratúrnemu záznamu doručovanému elektronickou formou je stálou súčasťou vybraného registratúrneho záznamu a je možné si ju kedykoľvek zobraziť, preto nie je dôvod ju samostatne tlačiť. Doručenku je možné stiahnuť, resp. ju zobraziť v PDF formáte.

Áno, aktivácia tejto možnosti doručovania je štandardnou funkciou a je súčasťou základnej inštalácie.

Systém ponúka možnosť nastavenia takzvaných pravidiel spracovania. Napríklad klient nadefinuje podmienky, na základe ktorých sa budú vybrané registratúrne záznamy (listinné aj elektronické) priraďovať vybranému spracovateľovi, resp. vkladať do určeného registratúrneho spisu. Automatizácia procesu sa týka iba prijatých registratúrnych záznamov. Tieto podmienky je možné využívať aj v prípade doručovania na spoločné emaily, ktoré má pôvodca registratúry sprístupnené pre komunikáciu s verejnosťou.

Štandardným procesom v registratúre je na konci roka vybaviť a uzavrieť registratúrne spisy. Túto informáciu zasiela správca registratúry všetkým používateľom.

V prípade spisov, ktoré je potrebné ponechať v riešení aj v nasledujúcom roku sú k dispozícii dve riešenia. Označiť vybraný spis ako dlhodobý, v tom prípade neprechádza ročnou uzávierkou spisov a zostáva prístupný pre vkladanie registratúrnych záznamov aj v nasledujúcom roku bez zmeny čísla. Alebo v rámci ročnej uzávierky správca registratúry tieto spisy presunie do nového roka a spisy budú automaticky prečíslované (pôvodné číslo spisu z predchádzajúceho roka ostáva uvedené v detaile nového spisu).

Áno aj nie. V prípade evidence registratúrnych záznamov manuálne (v podateľni, alebo priamo spracovateľom záznamu), je potrebné nový rok založiť do systému tiež manuálne. Táto kompetencia je na správcovi registratúry. V prípade doručenia elektronického registratúrneho záznamu (napr. integráciou na elektronickú schránku ÚPVS) sa nový rok založí v systéme automaticky. Používateľom sa následne zobrazujú všetky aktívne ročníky, pričom prioritne sa im zobrazuje posledný založený ročník, či už manuálne alebo automaticky.

Áno, v prípade prelomu rokov, je možné doevidovať prijaté zásielky na základe dátumu ich prijatia do starého ročníka. Evidované záznamy sú číslované na základe číselného radu v danom ročníku.

Ak zákazník požaduje v systéme aj spätnú evidenciu registratúrnych spisov a záznamov za minulé roky, je možné vykonať hromadný import do systému. Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Používateľ tak má po prihlásení sa do systému možnosť výberu ročníka a následného prezerania importovaných údajov. Táto aktivita je zväčša realizovaná v implementačnej fáze projektu.

Áno, emailové notifikácie sú bežnou súčasťou sytému. K dispozícii sú rôzne typy notifikácii generované z jednotlivých procesov registratúry. Každý používateľ má v rámci svojho portfólia možnosť samostatne určiť, ktoré notifikácie si aktivuje (napr. doručenie registratúrneho záznamu z podateľne, doručenie schváleného registratúrneho záznamu…). Notifikácie sa doručujú na emailovú adresu používateľa priradenú k jeho kontu.

Áno, v detaile každého registratúrneho záznamu a spisu je záložka História. Systém v nej chronologicky zapisuje každú operáciu, ktorá bola nad registratúrnym záznamom, alebo spisom realizovaná. K dispozícii sú základné údaje ako dátum operácie, meno spracovateľa, prípadne zastupujúceho, typ a popis operácie a výsledný stav operácie.

Áno, nad jednotlivými zoznammi je k dispozícii funkcionalita pre export v dvoch variantoch – export náhľad a export data.

Registratúrne spisy, ktoré používateľ uzatvorí a zatiaľ neboli prevedené ročnou uzávierkou na konci registratúrneho roka, je možné obnoviť príslušnou funkcionalitou. Po obnove sa spis vráti do stavu, ktorý umožňuje vkladať ďalšie registratúrne záznamy.

Ak používate emailovú komunikáciu Microsoft Outlook, je možné prostredníctvom inštalácie pluginu importovať emaily priamo z emailovej schránky do systému. Email je použitím jediného tlačidla automaticky vytvorený ako nový prijatý registratúrny záznam v systéme. V prípade, že email obsahuje prílohy, sú naimportované ako prílohy medzi dokumenty registratúrneho záznamu.

Pri evidencii emailu systém automaticky vyplní všetky údaje prijatého záznamu na základe Outlooku. Možnosť využitia importu emailov z Outlooku je potrebné komunikovať s dodávateľom, ktorý následne plugin pre inštaláciu zákazníkovi poskytne.

Áno. Používateľ s rolou Správca registratúry má k dispozícii funkcionalitu, ktorá umožňuje pridávať alebo editovať rôzne typy šablón dokumentov, určiť im, v ktorom module systému sa budú generovať, resp. aké údaje sa majú predvyplniť.

Schvaľovací proces je dostupný pre všetky typy registratúrnych záznamov (odoslaný, prijatý, interný), pričom spracovateľ záznamu môže zaslať registratúrny záznam cez systém na schválenie nadriadenému, alebo inému spracovateľovi spisov a záznamov. Schvaľovateľ má možnosť záznam schváliť alebo zamietnuť, pričom môže schvaľovaný záznam s pripojenými dokumentami pripomienkovať.

Áno, systém je možné integrovať na portál Slovenskej pošty a rovnako je možné generovať EPH. K dispozícii je tiež možnosť nastavenia priameho importu EPH na portál Slovenskej pošty. Na detaile odoslaných registratúrnych záznamov (zásielok) sa automaticky zmenia príslušné stavy.

Stiahnuté prijaté elektronické záznamy z elektronickej schránky sa prioritne zobrazujú v module Podateľňa. Je však možné tieto záznamy priradiť na zobrazovanie a ďalšie spracovanie vybranému spracovateľovi v module Denník spisov/záznamov.