Zoznam úkonov a prípravu podkladov pre zavedenie systému s vami podrobne odkomunikuje dodávateľ a systém nastaví v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

Zo strany zákazníka je potrebné dodať/sprístupniť podklady v podobe aktuálne schváleného registratúrneho plánu, organizačnú štruktúru, zoznam používateľov, ktorí budú pracovať so systémom a prípadný zoznam registratúrnych záznamov, spisov a kontaktov adresára, ktoré zákazník požaduje do systému naimportovať. Implementačný proces sa mierne líši v závislosti od typu riešenia "on-premise" alebo "cloud".

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné nainštalovať pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme kvalifikovaného elektronického podpisu prostredníctvom svojho občianskeho preukazu, mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanej elektronickej pečate. Poverení pracovníci tak budú mať priamo cez systém možnosť autorizovať potrebné elektronické záznamy a dokumenty bez prihlasovania sa na portál www.slovensko.sk.

Pre úspešný proces podpisovania v systéme ActiveRegistratúra je potrebné mať nainštalovaný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na webstránke Slovensko.sk.

Systém ActiveRegistratúra je nastavený tak, aby automaticky pravidelne sťahoval všetky prijaté podania z edesk schránky pôvodcu registratúry. Stiahnuté podania používatelia spracúvajú priamo v systéme bez potreby prihlasovania sa na portál slovensko.sk s použitím občianskeho preukazu.

V prípade záujmu, je možné prednastaviť pravidlá pre automatické priraďovanie prijatých podaní vybranému používateľovi, ktorý bude ich spracovateľom a zároveň preddefinovať zaradenie do vybraného spisu a určenie stavu spracovania. Predpokladom pre integráciu s ÚPVS je zaslanie Plnomocenstva pre prepojenie schránky edesk so systémom pre správu registratúry zo strany zákazníka.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégiá. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS. Systém využíva pri prihlasovaní aj služby SSO a ActiveDirectory.

Áno, aktivácia tejto možnosti doručovania je štandardnou funkciou a je súčasťou základnej inštalácie.

Štandardným procesom v registratúre je na konci roka vybaviť a uzavrieť registratúrne spisy. Túto informáciu zasiela správca registratúry všetkým používateľom.

V prípade spisov, ktoré je potrebné ponechať v riešení aj v nasledujúcom roku sú k dispozícii dve riešenia. Označiť vybraný spis ako dlhodobý, v tom prípade neprechádza ročnou uzávierkou spisov a zostáva prístupný pre vkladanie registratúrnych záznamov aj v nasledujúcom roku bez zmeny čísla. Alebo v rámci ročnej uzávierky správca registratúry tieto spisy presunie do nového roka a spisy budú automaticky prečíslované (pôvodné číslo spisu z predchádzajúceho roka ostáva uvedené v detaile nového spisu).

Áno aj nie. V prípade evidence registratúrnych záznamov manuálne (v podateľni, alebo priamo spracovateľom záznamu), je potrebné nový rok založiť do systému tiež manuálne. Táto kompetencia je na správcovi registratúry. V prípade doručenia elektronického registratúrneho záznamu (napr. integráciou na elektronickú schránku ÚPVS) sa nový rok založí v systéme automaticky. Používateľom sa následne zobrazujú všetky aktívne ročníky, pričom prioritne sa im zobrazuje posledný založený ročník, či už manuálne alebo automaticky.

Ak zákazník požaduje v systéme aj spätnú evidenciu registratúrnych spisov a záznamov za minulé roky, je možné vykonať hromadný import do systému. Zákazník dodávateľovi poskytne potrebné podklady k importu - zoznam registratúrnych záznamov a spisov v excelovskom súbore a dodávateľ následne uvedené data importuje do systému.

Používateľ tak má po prihlásení sa do systému možnosť výberu ročníka a následného prezerania importovaných údajov. Táto aktivita je zväčša realizovaná v implementačnej fáze projektu.

Áno. Používateľ s rolou Správca registratúry má k dispozícii funkcionalitu, ktorá umožňuje pridávať alebo editovať rôzne typy šablón dokumentov, určiť im, v ktorom module systému sa budú generovať, resp. aké údaje sa majú predvyplniť.

Áno, systém je možné integrovať na portál Slovenskej pošty a rovnako je možné generovať EPH. K dispozícii je tiež možnosť nastavenia priameho importu EPH na portál Slovenskej pošty. Na detaile odoslaných registratúrnych záznamov (zásielok) sa automaticky zmenia príslušné stavy.