Na úspešné zavedenie systému ActiveRegistratúra je potrebných niekoľko úkonov, ktoré vedú k individuálnemu nastaveniu systému pre vaše potreby a prácu, ktoré vychádzajú z vášho schváleného Registratúrneho poriadku.

Ide hlavne o nastavenie registratúrneho plánu, určenie používateľov, číslovania registratúrnych záznamov a spisov, ako aj prípadné naimportovanie vašich registratúrnych záznamov.

Všetky tieto úkony s vami podrobne preberieme a systém nastavíme tak, aby bol pripravený v zmysle vašich špecifických požiadaviek.

V prípade elektronickej komunikácie medzi úradmi je potrebné vybaviť pre riadiacich pracovníkov nástroj na elektronické podpisovanie vo forme mandátneho certifikátu, alebo elektronickej pečate (to platí v prípade, že vaša organizácia je OVM - orgán verejnej moci). Tieto nástroje si viete vybaviť bezplatne žiadosťou na NASES linka https://www.nases.gov.sk/doveryhodne-sluzby/poskytovanie-kds-pre-ovm/index.html

Zároveň je potrebné mať nainštalovaný príslušný softvérový balík aplikácií D.Suite / eIDAS, ktorý obsahuje komponenty pre vytváranie a prezeranie dátových štruktúr obsahujúci kvalifikovaný elektronický podpis. Ten si môžete stiahnuť na linke web stránky Slovensko.sk https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie

Áno, systém ActiveRegistratúra samozrejme umožňuje popri evidencii listinných podaní aj automatické sťahovanie a evidenciu vašich prijatých podaní, ktoré obdržíte do Vašej e-desk schránky.

Automatické sťahovanie podaní sa realizuje bez toho, aby ste museli využívať občianske preukazy a museli navštíviť stránku Vašej e-schránky na Slovensko.sk.

Každé prijaté podanie z e-schránky je automaticky priebežne evidované do systému ActiveRegistratúra.

Riešenie nie je viazané na konkrétny fyzický počítač používateľa, fungovanie systému nie je cez inštaláciu programu do vášho osobného počítača. Systém ActiveRegistratúra je koncipovaný ako webová aplikácia, čo znamená, že používatelia k nemu pristupujú prostredníctvom bežných webových prehliadačov, ako je napr. Google Chrome, Mozilla Firefox a iné.

Pre prácu so systémom ActiveRegistratúra teda potrebujete len prístup na internet a dostupné zariadenie vo forme počítača, tabletu, alebo mobilu. To okrem iného znamená, že prístup do systému nie je viazaný na vaše pracovisko, môžete k nemu pristupovať aj z pohodlia vášho domova.

Používatelia sa do systému ActiveRegistratúra prihlasujú prostredníctvom jedinečného používateľského mena a hesla, ku ktorému sú naviazané konkrétne používateľské privilégia. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS.

Áno, každý záznam v sebe obsahuje informáciu aj o zaslanom elektronickom podaní, spolu s prislúchajúcimi technickými správami, ktoré patria k danému podaniu. Všetky technické správy sú súčasťou jedného registratúrneho záznamu.

Áno, je možné rozlišovať spisy elektronické, neelektronické a kombinované spisy.

Áno, v ActiveRegistratúre je možné evidovať interné registratúrne záznamy, kde odosielateľ a prijímateľ je zamestnanec jednej organizácie.

Áno, registratúrny záznam môže mať neobmedzený počet ďalších adresátov s rôznym spôsobom odoslania.

Áno, systém generuje automaticky, pri podpísanom podaní, Doložku o autorizácii, ktorá sa dá vytlačiť samostatne, alebo spolu s úradným dokumentom. Takto je následne pripravená na zaslanie poštovou zásielkou.

Áno, systém umožňuje evidovať a upravovať prvky v registratúrnom pláne.

Áno, všetky nevybavené spisy je možné previesť do nového roku pomocou hromadnej akcie.

Áno, v rámci registratúrneho záznamu je samozrejme možné uložiť príslušný dokument, či už nahratím súboru, alebo využitím nadstavby v podobe skenovacej aplikácie. Tá je súčasťou systéme ActiveRegistratúra a umožňuje oskenovanie dokumentu a jeho priloženie k príslušnému registratúrnemu záznamu.

Nie, systém automaticky pridelí nasledujúce prislúchajúce číslo pre každý registratúrny záznam, ktorý používateľ manuálne vloží, ako aj automaticky, v prípade elektronického podania, ktoré ste obdržali do vašej e-schránky.