Zastupovanie alebo zodpovedný zástupca
15.1.2025
Vzájomné zastupovanie používateľov je štandardnou a často využívanou funkcionalitou na rôznych úrovniach práce v informačných systémoch.
Zastupovanie býva definované pre bežných spracovateľov, ale častejšie pre manažment, ktorý pripomienkuje, schvaľuje, resp. popisuje rôzne typy dokumentov.
Aké možnosti ponúka IS pre správu registratúry ActiveRegistratúra?
Na zastupovanie sú k dispozícii dva postupy.
- Operatívne zastupovanie – vybraním zastupovaného a zastupujúceho a doplnením obdobia zastupovania,
- dlhodobé alebo stále zastupovanie – určením zodpovedného zástupcu priamo v organizačnej štruktúre spoločnosti a priradením vybranej používateľskej role.
Ako to teda funguje?
Operatívne zatupovanie je viac zamerané na dočasné, krátkodobé riešenie potreby zastupovania (dovolenka, práceneschopnosť, dočasná indispozícia...). Je možné ho nastaviť v plánovanom termíne, alebo operatívne podľa potreby v danom momente. Zastupovaný si môže zvoliť pre každé obdobie zastupujúceho podľa vlastného výberu.
Nastavenie zastupovania prostredníctvom zodpovedného zástupcu je procesným nástrojom pre zabezpečenie plynulého spracovania agendy, resp. manažérske riadenie registratúrnej dokumentácie v čase neprítomnosti vedúceho organizačnej jednotky.
Je potrebné spracovať viacero úkonov:
- V konte zástupcu za aktivuje príslušná rola, ktorá zabezpečí požadované prístupy v IS – identické ako má zastupovaný vedúci organizačnej zložky.
- V organizačnej jednotke sa následne k príslušnému vedúcemu, resp. schvaľovateľovi organizačnej jednotky priradí určený zástupca. Zástupca tak získava možnosť prístupu ku všetkým registratúrnym záznamom a spisom, vytvorených spracovateľmi danej organizačnej jednotky, rovnako ako jej príslušný vedúci / schvaľovateľ a to nielen v čase zastupovania ale trvale.
Výber formy zastupovania je v kompetencii manažmentu spoločnosti na základe preferencií, ktoré sú pre danú spoločnosť optimálne. Operatívne nastavenie je rýchlym a jednoduchým procesom ako používateľ zabezpečí svoju zastupiteľnosť. Je však potrebné mať na pamäti nastaviť si zastupovanie a kontrolovať termíny jeho ukončenia.
Zastupovanie prostredníctvom zodpovedného zástupcu môže vyzerať jemne komplikovane z pohľadu nastavenia, ale stačí jeho jednorazové zadanie a nie je potrebné opakovane sledovať jeho platnosť. Pridelenie zodpovedného zástupcu má v kompetencii správca registratúry.
Obe možnosti sú v IS ActiveRegistratúra stále k dispozícii a spoločnosť môže využívať súčasne aj obe formy zastupovania.