Na čo slúžia typy a druhy dokumentov
7.11.2024
Registratúrny poriadok tvorí metodický postup ako spracovávať jednotlivé registratúrne záznamy alebo spisy v spoločnosti. Odvoláva sa na príslušné zákony a zároveň na nastavené procesy v organizácii.
Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán, ktorý určuje pre obsahovo zhodné skupiny dokumentov (registratúrne záznamy) tzv. vecné skupiny - registračnú značku. Na základe nej sa tieto záznamy systematicky triedia – určuje sa im znak hodnoty a lehoty uloženia v registratúre. Načo potom slúži ďalšie delenie na typy a druhy dokumentov?
Toto triedenie umožňuje automatizovať niektoré zaradenia a ďalšie procesy spracovania registratúrnych záznamov. Zaradením záznamu do vybraného typu alebo druhu dokumentu systém dokáže automaticky priradiť požadovaný dátum na vybavenie a spracovateľa záznamu, ako aj registratúrnu značku spisu, do ktorého je možné záznam zaspisovať.
Zoznam typov a druhov registratúrnych záznamov si volí organizácia podľa jednotlivých dokumentov, ktoré sa v spoločnosti vytvárajú, resp. sú doručené. Keďže ide o číselníkové hodnoty, zavedenie typu a druhu dokumentu a ich vzájomnú previazanosť môže vytvárať iba správca aplikácie.
A ako prepojenie typu a druhu dokumentu uľahčuje prácu s registratúrnymi záznamami bežnému spracovateľovi?
Priradením týchto atribútov sa v príslušnom formulári automaticky nastavia všetky ostatné údaje, ktoré boli určené v pravidlách nastavenia. Toto umožní preddefinovanie väčšiny povinných poli pri zavedení registratúrneho záznamu (bez ohľadu či ide o prijatý alebo odoslaný záznam) a odľahčí prácu spracovateľovi postupným vypĺňaním formulára.
Zároveň spojením typu a druhu dokumentu sa automaticky vytvára názov – vec daného záznamu. Spracovateľ už doplní iba obsah správy a prípadné prílohy dokumentu.
Správne nastavenie kombinácií týchto atribútov prináša variabilitu ich používania a umožňuje pre jednotlivé skupiny používateľov špecifikovať iba vybrané typ a druhy záznamov, ktoré priamo spracovávajú. Nie je potom potrebné vyhľadávanie vo veľkom množstve číselníkových hodnôt, ktoré môže byť zdĺhavé napriek selektovania výberu prostredníctvom definovaných kritérií.