Čiarové a QR kódy
4.7.2024
Čiarové, resp. QR kódy sú v súčasnosti využívanou funkcionalitou vo všetkých oblastiach bežného života.
Registratúrne procesy nie sú výnimkou, práve naopak. Využívanie týchto grafických systémových kódov modernizuje a zefektívňuje vybrané procesy, čím urýchľuje spracovanie registratúrnych záznamov a spisov v priebehu ich životného cyklu.
IS ActiveRegistratúra obsahu tzv. čiarový kód a systémový čiarový kód.
- Čiarový kód – je kód, ktorý je používateľský editovateľný a môže ho používateľ zadávať manuálne v jednotlivých registratúrnych dokumentoch.
- Systémový čiarový kód - je automatický generovaný pri vzniku záznamu – v našom prípade registratúrneho záznamu alebo spisu alebo doručovacej úlohy. Tento kód je používateľsky nemenný, nakoľko je určený na jednoznačnú identifikáciu vybraného záznamu v systéme registratúry a má pevne stanovenú štruktúru.
O spôsobe zavedenia, umiestnenia, zobrazovania a formáte, type alebo vzore kódu je zodpovedný správca registratúry nastavením príslušných atribútov
Pozrime sa na oblasti, kde tieto kódy v rámci IS ActiveRegistratúra majú využitie.
Čiarový aj systémový čiarový kód (vo forme konkrétneho čiarového kódu) je možné zadávať a generovať na registratúrne záznamy, registratúrne spisy (ako spisový obal, identifikačný štítok s údajmi), doručovacie úlohy (napr. šablóny obálok, poštový podací hárok, doručenka...) a ukladacie jednotky.
Následne sa tieto kódy zobrazujú na tlačových zostavách, obálkach a šablónach dokumentov spolu s ostatnými údajmi a náležitosťami.
A výhody?
Ako všade v bežnom živote. Odčítaním čiarového kódu dostávame okamžite informáciu o charaktere snímaného zdroja. Načítanie kódov v prípade fyzickej evidencie spisov a záznamov umožňuje zobrazovanie ich miesta uloženia, alebo detailu bez potreby manuálneho vyhľadávania v aplikácii (zadávania registratúrneho čísla, alebo iných náležitosti záznamu / spisu).
Napr. v prípade spisového obalu uloženého v registratúrnom stredisku, zosnímaním čiarového kódu zistíme informácie o obsahu spisu, lehote uloženia, registratúrnej značke, archívnej hodnoty... , bez manuálnej potreby listovania v spise.
Umiestnením čiarových a systémových kódov na tlačové zostavy a ostatné registratúrne dokumenty a obálky, prispievame k zefektívnenie pracovného procesu nielen v podateľni organizácii pri prijímaní a odosielaní záznamov, ale tiež v procese presunu spisov do registratúrneho strediska a pri práci zo spismi.
Na základe integrácie čítačky čiarových a QR kódov a frankovacieho stroja, je možné uľahčiť evidenciu doručeniek, či vrátených záznamov.
Na záver je teda možné konštatovať, že zavedenie a využívanie čiarových alebo čiarových systémových kódov v jednotlivých registratúrnych dokumentoch posúva organizácie k aktívnejšiemu využívaniu moderných technológií, čo zvyšuje ich rating a atraktivitu na trhu. A zároveň umožňuje využívanie ušetrených zdrojov v ďalších činnostiach spoločnosti.