Blog

Pripomienkovanie – proces pre zabezpečenie riadenia dokumentov

25.5.2023

Jednoduché a efektívne riadenie dokumentov, či registratúrnych záznamov v organizácii je možné aj prostredníctvom elektronického systému pre registratúry ActiveRegistratúra.

Evidencia prijatých, odoslaných alebo interných registratúrnych záznamov na jednom mieste umožňuje definovať rôznorodé procesy jej spracovania. Jedným z procesov takéhoto riadenia, je využitie možnosti pripomienkovania jednotlivých záznamov s určením lehoty pre jeho ukončenie.

Proces pripomienkovania

Použitie procesu pripomienkovania je samozrejmé nepovinné. Je na rozhodnutí spoločnosti, či vôbec, alebo ktoré typy registratúrnych záznamov, budú v rámci interných postupov podliehať pripomienkovaniu.

K dispozícii sú dva základné procesy:

  • pripomienkovanie na úrovni priameho nadriadeného,
  • pripomienkovanie vybranou skupinou používateľov.

Pre zabezpečenie efektivity majú všetci určení pripomienkujúci registratúrny záznam k dispozícii súčasne od začiatku, až po ukončenie pripomienkovacieho procesu, čo výrazne skráti jeho trvanie. Určí sa lehota na pripomienkovanie a všetci účastníci sú notifikovaní o jednotlivých krokoch.

Čo sa deje po ukončení pripomienkovacieho procesu

Po ukončení pripomienkovacieho proces má Spracovateľ registratúrneho záznamu možnosť definitívne schváliť alebo zamietnuť pripomienky, ktoré boli k danému záznamu jednotlivo doručené od pripomienkujúcich. V prípade potreby je však možné pripomienkovacie konanie opakovať.

Táto aktivita je prístupná iba v procese pripomienkovania vybranou skupinou používateľov, nie priamym nadriadeným. O schválení, resp. zamietnutí pripomienky je daný pripomienkujúci notifikovaný emailom.

Výsledkom je dokument, ktorý bol skontrolovaný všetkými kompetentnými stranami a je pripravený na ďalšie spracovanie v rámci registratúrnych procesov.