Pripomienkovanie – proces pre zabezpečenie riadenia dokumentov
25.5.2023
Jednoduché a efektívne riadenie dokumentov, či registratúrnych záznamov v organizácii je možné aj prostredníctvom elektronického systému pre registratúry ActiveRegistratúra.
Evidencia prijatých, odoslaných alebo interných registratúrnych záznamov na jednom mieste umožňuje definovať rôznorodé procesy jej spracovania. Jedným z procesov takéhoto riadenia, je využitie možnosti pripomienkovania jednotlivých záznamov s určením lehoty pre jeho ukončenie.
Proces pripomienkovania
Použitie procesu pripomienkovania je samozrejmé nepovinné. Je na rozhodnutí spoločnosti, či vôbec, alebo ktoré typy registratúrnych záznamov, budú v rámci interných postupov podliehať pripomienkovaniu.
K dispozícii sú dva základné procesy:
- pripomienkovanie na úrovni priameho nadriadeného,
- pripomienkovanie vybranou skupinou používateľov.
Pre zabezpečenie efektivity majú všetci určení pripomienkujúci registratúrny záznam k dispozícii súčasne od začiatku, až po ukončenie pripomienkovacieho procesu, čo výrazne skráti jeho trvanie. Určí sa lehota na pripomienkovanie a všetci účastníci sú notifikovaní o jednotlivých krokoch.
Čo sa deje po ukončení pripomienkovacieho procesu
Po ukončení pripomienkovacieho proces má Spracovateľ registratúrneho záznamu možnosť definitívne schváliť alebo zamietnuť pripomienky, ktoré boli k danému záznamu jednotlivo doručené od pripomienkujúcich. V prípade potreby je však možné pripomienkovacie konanie opakovať.
Táto aktivita je prístupná iba v procese pripomienkovania vybranou skupinou používateľov, nie priamym nadriadeným. O schválení, resp. zamietnutí pripomienky je daný pripomienkujúci notifikovaný emailom.
Výsledkom je dokument, ktorý bol skontrolovaný všetkými kompetentnými stranami a je pripravený na ďalšie spracovanie v rámci registratúrnych procesov.