Blog

Interné registratúrne záznamy

24.11.2022

Registratúrny poriadok spoločnosti stanovuje pravidlá pre určené typy korešpondencie, ktoré je povinná spoločnosť evidovať v svojej registratúre.

Okrem externých záznamov (prijaté / odoslané záznamy), nemalú skupinu tvoria tiež záznamy interného charakteru – tzv. interné registratúrne záznamy.

Aké sú to záznamy? A akú môžu mať formu?

Elektronický systém pre správu registratúry ActiveRegistratúra umožňuje evidenciu interného registratúrneho záznamu, ktorý je primárne určený na komunikáciu medzi jednotlivými organizačnými zložkami spoločnosti (rôzne stanoviská, interné žiadosti, prihlášky, požiadavky interného klienta...) – záznam sa odosiela medzi používateľmi systému a neopúšťa spoločnosť.

Interný druh registratúrneho záznamu je možné použiť aj v prípade, ak prostredníctvom neho nekomunikujeme s používateľmi, ale potrebujeme evidenciu v registratúre, pričom záznam nebudeme interne odosielať.

Tento proces môže vyplývať napríklad, ak sú záznamy generované z činnosti riadiacich či správnych orgánov (napr. zápisnice, správy z činnosti, poverenia...). V takom prípade ich evidujeme ako interné registratúrne záznamy, ale neodosielame. Odosielateľ záznamu je súčasne jeho prijímateľom.

Elektronická vs listinná forma registratúrneho záznamu

Interné registratúrne záznamy môžu byť samozrejme v elektronickej alebo listinnej (neelektronickej) formePoďme sa pozrieť aký je medzi nimi rozdiel. Je to veľmi jednoduché:

Interný elektronický registratúrny záznam:

  • Má uvedenú formu originálu registratúrneho záznamu – elektronická.
  • Môže sa vytvoriť importom emailu z rovnakej domény ako má priradený spracovateľ interného záznamu.
  • Vytvorí sa tiež manuálnym zavedením elektronického interného záznamu v prípade, ak je k záznamu priložená elektronická príloha, ktorú je možné elektronicky autorizovať, prípadne odoslať na schválenie a následne odoslať internému príjemcovi – ako odoslaný záznam.

Interný neelektronický registratúrny záznam:

  • Má uvedenú formu originálu registratúrneho záznamu – neelektronická.
  • Vytvorí sa manuálnym zavedením neelektronického interného, prípadne s prílohami, ktoré nie je potrebné autorizovať.

Evidencia interných záznamov je výborným nástrojom pre odbúranie papierovej, tlačenej formy korešpondencie v spoločnosti, čo v konečnom dôsledku prináša nielen finančný ale aj environmentálny bonus.

Záznamy je možné autorizovať, schvaľovať, pripomienkovať, vytvárať kópie a jednoducho vyhľadávať podľa rôznych zvolených kritérií.