Registratúra a jej správa – čo to vlastne znamená?
22.9.2022
Podľa zákona 395/2002 Z.z, o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov je registratúra definovaná ako súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.
Čo to ale znamená? Čo je registratúrny záznam, pôvodca registratúry a teda registratúra a jej správa?
Registratúrnym záznamom je jednoducho všetko, čo je nositeľom určitej informácie o činnosti spoločnosti. Ide o písomný, obrazový alebo zvukový záznam, ktorý vzniká v procese komunikácie.
Sú to teda dokumenty, ktoré boli vytvorené v rámci činnosti spoločnosti, odoslané v rámci komunikácie s externým prostredím, alebo boli do organizácie doručené (poštou, emailom, kuriérom, elektronickou schránkou...).
Evidenciu môžu dopĺňať tiež interné záznamy, ktoré v spoločnosti kolujú medzi jednotlivými organizačnými zložkami.
Pôvodca registratúry je právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej samotná registratúra vzniká.
Registratúra je súborom všetkých registratúrnych záznamov
Registratúra je teda súbor všetkých registratúrnych záznamov, t.j. všetkých dokumentov v písomnej alebo elektronickej podobe evidovaných pôvodcom registratúry.
Správa registratúry následne stanovuje proces, ktorého činnosťou je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.
Prechod k elektronickej registratúre
Prechod od manuálneho zapisovania do knihy došlej a odoslanej pošty (Registratúrny denník), k evidencii záznamov v elektronickej registratúre (tiež Registratúrny denník), modernizuje procesy v spoločnosti na prvotnej, základnej úrovni.
Umožňuje vybraným používateľom okamžitý prístup k jednotlivým registratúrnym záznamom bez potreby dohľadávania u koho, kde alebo v akej forme či stave sa nachádzajú.
Možnosti integrácie na iné, bežne používané informačné systémy (elektronická schránka, MS Outlook, ekonomické, projektové systémy, či CUET) prinášajú zvýšený komfort pri evidencii doručených / odoslaných dokumentov iba na jednom mieste, bez ohľadu či je elektronická registratúra primárne alebo sekundárne úložisko.