MS Outlook – jednoduchá implementácia emailových správ do registratúry
3.6.2024
Emailová korešpondencia je jedným z komunikačných procesov v spoločnosti, ktorej výstupy patria medzi registratúrne záznamy na strane doručenej aj odoslanej pošty.
Implementácia nástroja k MS Outlook je jedinečným doplnkom pre účely integrácie emailových správ s elektronickým systémom pre správu registratúry. Po jednoduchej, rýchlej a úspešnej inštalácii majú používatelia k dispozícii okamžitú možnosť evidencie doručených a odoslaných správ priamo z MS Outlook do elektronického systému pre správu registratúry.
Stačí zadať pár základných nastavení, ktoré sú vo väčšej forme prednastavené (ako napríklad spoločnosť, agenda, používateľ...) a importovaný email sa v podobe prijatého alebo odoslaného registratúrneho záznamu zobrazí v používateľskom konte spracovateľa záznamu. Takto vytvorený registratúrny záznam prevezme informácie o emailovom kontakte odosielateľa emailu, predmete a obsahu správy – aj s prílohami v závislosti od zvoleného typu importu.
Emailové správy, ktoré je možné vo forme registratúrnych záznamov importom z MS Outlook zaevidovať môže mať štyri základné typy:
- Prijatý / Odoslaný registratúrny záznam – odosielateľ / prijímateľ záznamu je externá osoba mimo organizácie pôvodcu registratúry
- Prijatý / Odoslaný interný registratúrny záznam – odosielateľ / prijímateľ záznamu je interná osoba patriaca do organizácie pôvodcu registratúry
Registratúrne záznamy, ktoré vzniknú po zaevidovaní emailových správ budú mať formu elektronického registratúrneho záznamu so spôsobom doručenia Elektronickou poštou (email). V týchto registratúrnych záznamoch je potrebné vždy doplniť odosielateľa / prijímateľa, vzhľadom na to, že emailová adresa tento údaj neobsahuje.
Tento jednoduchý a rýchly nástroj zabezpečí evidenciu korešpondencie spoločnosti, ktorej forma je často využívaná a môže zaväzovať spoločnosť vo vybraných oblastiach. Ide o efektívny nástroj, ktorý automatizuje vybrané procesy spoločnosti a eliminuje manuálnu evidenciu vo viacerých systémoch.