Schvaľovanie – proces pre manažérske rozhodnutia
27.7.2023
Schválenie registratúrneho záznam a pripojených dokumentov vybraným používateľom je často vyžadovanou a tiež používanou, nie však povinnou funkcionalitou elektronického systému pre správu registratúry.
Schvaľovanie je jedným z interných procesov, ktorý je možné v organizácii využívať a jeho elektronická podoba urýchľuje procesy riadenia v organizácii.
Schvaľovací proces a výber typu schvaľovania
Schvaľovací proces je možné spustiť nad všetkými typmi registratúrnych záznamov, externými aj internými, prijatými aj odoslanými.
K dispozícii sú dva varianty pre výber typu schvaľovania:
- Schvaľovanie na úrovní priameho nadriadeného spracovateľa záznamu – systém ponúka predvoleného schvaľovateľa / schvaľovateľov na základe organizačného zaradenia spracovateľa záznamu (na úrovni odboru, sekcie, úseku...).
- Schvaľovanie na úrovni vybraného schvaľovateľa aj z iných organizačných jednotiek ako je zaradený spracovateľ záznamu – systém ponúka výber schvaľovateľa, alebo schvaľovateľov z preddefinovaných skupín, alebo postupné manuálne určovanie jednotlivých schvaľovateľov.
Nastavenie konkrétneho variantu výberu je v kompetencii správcu registratúry na základe rozhodnutia manažmentu organizácie.
Možnosti systému v procese schvaľovania
Schvaľovateľ má v kompetencii registratúrny záznam schváliť alebo zamietnuť, a tým ho vrátiť späť spracovateľovi záznamu na opätovné spracovanie.
Pri schvaľovaní registratúrnych záznamov je možné využitie funkcionality hromadných akcií. Spracovateľ záznamov označí vybrané registratúrne záznamy, ktoré chce odoslať na schválenie a príslušnou funkcionalitou ich na schválenie odošle.
Schvaľovateľ má rovnakú možnosť. Označí registratúrne záznamy, ktoré mu boli doručené na schválenie a prostredníctvom funkcionality hromadných akcií schváli alebo zamietne vybranú skupinu registratúrnych záznamov.
Ak má registratúrny záznam definovaných viac schvaľovateľov, po schválení prvým sa registratúrny záznam automaticky posúva k nasledujúcemu v poradí. Registratúrny záznam sa považuje za schválený až vtedy, ak ho schváli posledný schvaľovateľ v poradí. V prípade neschválenie záznamu ktorýmkoľvek schvaľovateľom sa proces preruší a záznam sa vracia späť spracovateľovi záznamu na úpravu.
Nastavenie schvaľovacieho procesu nad jednotlivými typmi registratúrnych záznamov a dokumentov je dôležitou kontrolou, ktorú môže využívať manažment organizácie pred samotným podpisom (či už v listovej alebo elektronickej podobe) a odoslaním registratúrneho záznamu adresátovi.