Prijatie pošty
Automatické prijatie elektronickej pošty z elektronickej schránky a emailového klienta Outlook.
Listinné podanie je evidované ručne s možnosťou zoskenovania a pridelenia k záznamu.
ActiveRegistratúra je univerzálne riešenie určené pre efektívne a komfortné vedenie elektronickej registratúry.
Automatické prijatie elektronickej pošty z elektronickej schránky a emailového klienta Outlook.
Listinné podanie je evidované ručne s možnosťou zoskenovania a pridelenia k záznamu.
Automatická evidencia elektronického podania s možnosťou úpravy záznamu.
Listinné podanie je evidované ručne pričom užívateľ definuje údaje k evidencii.
Zodpovedný užívateľ pridelí záznam na spracovanie príslušnej organizačnej jednotke, prípadne inému užívateľovi.
Možnosť vytvorenia viacstupňovej organizačnej štruktúry.
Po pridelení záznamu na spracovanie dochádza k automatickému vytvoreniu nového spisu, ktorý je možné ďalej editovať.
V procese spracovania môžu vznikať interné dokumenty, ktoré sú registratúrne evidované v spise. Takto vznikajúce dokumenty nie sú prístupné iným subjektom.
Príprava odpovede na podanie môže byť vytvorená aj v inom informačnom systéme a ako výstupný dokument vložená do registratúry.
Možnosť vytvorenia nového podania a teda registratúrneho záznamu priamo v systéme registratúry.
Automatické overenie existencie elektronickej schránky na doručenie.
Pripravenú odpoveď/podanie používateľ podľa nastavení odošle na schválenie príslušnému nadriadenému používateľovi.
Používateľ s oprávnením na schvaľovanie dokumentov pripravenú odpoveď môže schváliť, alebo vrátiť na dopracovanie s uvedením dôvodu vrátenia dokumentu.
Schválený dokument už nemôže jeho pôvodný spracovateľ upravovať.
Po procese schvaľovania výstupného dokumentu môže poverený pracovník pripraviť dokument na odoslanie.
Podľa stavu elektronickej schránky prijímateľa je odpoveď doručená buď elektronicky, alebo listinne, t.j. e-mailom do elektronickej schránky, alebo poštou.
Po uzavretí spisu a nadobudnutí právoplatnosti predmetu spisu je tento vložený do registratúrneho strediska a označený registratúrnymi značkami podľa registratúrneho poriadku klienta.
Pri odovzdávaní registratúrneho spisu do archívu prebieha vyraďovanie spisu podľa registratúrnych značiek.
Spis je pripravený na fyzické odovzdanie buď do elektronického, alebo listinného archívu.
Archivovanie spisu v zmysle zaužívaných pravidiel danej organizácie.