Active Registratúra

 

Elektronická správa registratúry

ActiveRegistratúra je univerzálne riešenie určené pre efektívne a komfortné vedenie elektronickej registratúry.

  • Zabezpečuje korektný postup pri prijímaní a odosielaní fyzických aj elektronických záznamov.
  • Prináša elektronický manažment dokumentov a ich sprístupnenie zamestnancom v požadovanom rozsahu.
  • Súčasťou riešenia ActiveRegistratúry je integrácia na elektronické schránky.
  • V rámci jednej licencie získava zákazník neobmedzený počet používateľov.
  • ActiveRegistratúra je v súlade s platnou legislatívou SR.
Prijatie pošty
1

Prijatie pošty

Automatické prijatie elektronickej pošty z elektronickej schránky a emailového klienta Outlook.

Listinné podanie je evidované ručne s možnosťou zoskenovania a pridelenia k záznamu.

Spracovanie
3

Pridelenie registratúrneho záznamu na spracovanie

Zodpovedný užívateľ pridelí záznam na spracovanie príslušnej organizačnej jednotke, prípadne inému užívateľovi.

Možnosť vytvorenia viacstupňovej organizačnej štruktúry.

4

Vytvorenie spisu z registratúrneho záznamu

Po pridelení záznamu na spracovanie dochádza k automatickému vytvoreniu nového spisu, ktorý je možné ďalej editovať.

5

Vznik interného záznamu

V procese spracovania môžu vznikať interné dokumenty, ktoré sú registratúrne evidované v spise. Takto vznikajúce dokumenty nie sú prístupné iným subjektom.

6

Príprava výstupného dokumentu

Príprava odpovede na podanie môže byť vytvorená aj v inom informačnom systéme a ako výstupný dokument vložená do registratúry.

Možnosť vytvorenia nového podania a teda registratúrneho záznamu priamo v systéme registratúry.

Automatické overenie existencie elektronickej schránky na doručenie.

Kontrola a schvaľovanie
7

Odoslanie dokumentu na schvaľovanie

Pripravenú odpoveď/podanie používateľ podľa nastavení odošle na schválenie príslušnému nadriadenému používateľovi.

8

Schvaľovanie, resp. vrátenie dokumentu na dopracovanie

Používateľ s oprávnením na schvaľovanie dokumentov pripravenú odpoveď môže schváliť, alebo vrátiť na dopracovanie s uvedením dôvodu vrátenia dokumentu.

Schválený dokument už nemôže jeho pôvodný spracovateľ upravovať. 

9

Odoslanie dokumentu

Po procese schvaľovania výstupného dokumentu môže poverený pracovník pripraviť dokument na odoslanie.

Podľa stavu elektronickej schránky prijímateľa je odpoveď doručená buď elektronicky, alebo listinne, t.j. e-mailom do elektronickej schránky, alebo poštou.

Ukončenie spisu
10

Založenie spisu do registratúrneho strediska

Po uzavretí spisu a nadobudnutí právoplatnosti predmetu spisu je tento vložený do registratúrneho strediska a označený registratúrnymi značkami podľa registratúrneho poriadku klienta.

11

Vyradenie spisu z registratúrneho strediska

Pri odovzdávaní registratúrneho spisu do archívu prebieha vyraďovanie spisu podľa registratúrnych značiek.

Spis je pripravený na fyzické odovzdanie buď do elektronického, alebo listinného archívu.

12

Vloženie registratúrneho spisu do archívu

Archivovanie spisu v zmysle zaužívaných pravidiel danej organizácie.